お取引先の皆様へ

 平素より本学とのお取引に際しましては特段のご配慮とご協力を賜り、誠にありがとうございます。

 本学とのお取引に関して、ご留意いただきたい事項を下記のとおりお知らせ致しますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。

*なお、以降のお知らせは日本国内取引を前提にご案内しております(本ページの英語版も同様です)。海外法人のお取引さまは、別のページ「Guidance for international business partners」にて本学との海外取引に関するお願い事項をご覧ください。

沖縄科学技術大学院大学学園との取引に関する確認事項

  1. OISTの調達形態について
  2. 契約条件について
  3. 発注について
  4. 会計書類への日付記載について
  5. 納品について
  6. 取引停止について
  7. 不正・不適切取引情報の通報について
  8. ご協力のお願い
  9. ​ご製品および営業情報のご提供について

​はじめてお取引するサプライヤの皆様へ


 

① OISTの調達形態について

 本学での購買活動は競争による取引相手方の選定を原則とし、100万円以上の案件は見積り合わせ、500万円以上の案件は一般競争入札により契約相手先を選定することを規定しております(税込金額にて判断しております)。
 また、必ずしも金額によらず、提案内容等の審査により取引の相手方を決定する調達がなじむ案件などでは、各種公募手続きを経て契約交渉を行うこともあります。詳しくは「OISTの調達方法について」をご覧ください。

 なお、入札情報および契約実績につきましては別途ウェブページにてご案内しておりますので、ご参照ください。

入札情報
調達情報(工事含む)
契約実績一覧

*入札へのご参加にあたっては入札参加に関して必要になる書類をご参照ください。

なお、入札へのご参加にあたり以下の事項に特にご留意ください。
(1) 入札公告から落札者を決定するまでの間、公告書類中に指定された入札担当者以外の学園教職員と個別の連絡を取らないようご注意ください。
(2) 入札担当者以外の学園教職員に個別に連絡を取った場合、入札参加資格を失う場合があります。
(3) もし担当者以外の学園教職員より個別に連絡を受けた場合は、速やかにその旨を入札担当者にお知らせください。
見積り合わせについて
見込み取引金額税込100万円以上500万円未満の場合、複数者より相見積を取得し、見積り合わせにて契約相手先を決定しております。貴社にてお取扱い可能であるときは、ご提示ご協力のほど宜しくお願い致します。相見積依頼は、調達依頼部署の担当者より個別にご連絡させていただいております。
また、基本的には初回提示額にて検討させていただくこととなりますので、ご提示の際には割引等の条件を加味されたうえで、納入価ベースにてご提供をお願い申し上げます。相見積依頼の際にご提示期限を案内させていただいた場合、その期日を過ぎてもご提示がないときには辞退として取扱をさせていただくことがございますので、あらかじめご了承ください。

 

② 契約条件について

 本学との取引にあたっては、所定の標準取引約款の基準を遵守して頂くことが原則となっておりますので、事前に内容をご確認ください。

 また1件500万円以上の契約にあたっては本学所定の標準契約書にしたがって、個別に書面による契約書を締結させていただいております。併せてご確認ください。

*上記の雛形は標準的な様式を定めたものですので、契約の内容・形態等により変更する場合があります。
*その他本学との取引に関する規則細則等につきましては調達関連規則をご参照ください。


 

③ 発注について

 発注は、原則として本学調達セクションの事務職員が行います。

 ただし、1件税込50万円未満の契約については、研究室および部署による直接の発注を認めております。これらの発注を受注されるにあたりましては、適宜、本学の研究ユニットおよび部署の担当者に受注の可否をご連絡ください。

 本学からの発注は原則として契約書または本学規定の「発注書」をもって行います。契約書または「発注書」の提出されていない物品および役務等につきましては、本学からの正式な発注とは見なされず、検収および代金のお支払いができませんので、ご注意ください。本学規定の「発注書」交付のないまま、電話やEメール文のみでの受注をなされませんようご協力をお願い申し上げます。
 また、合計額50万円未満に区切った複数の発注書を同日に同一担当者から受け取られた際には、下記「⑦ 不正・不適切取引情報の通報について」に示す不適切な分割行為に該当する恐れがございますので、まずは受注されず、発注書を送付した担当者にご確認いただけますようお願い申し上げます。

 本学では、お見積書およびそれに類する価格情報をもとに発注を行っております。お見積書はPDF等の電子ファイルでのご提供をお願い致します。また原紙につきましても納品物に同梱など後日ご提供をお願いいたします。発注段階では貴社印入りのお見積書は必須ではありませんが、原紙には日付の印字および貴社印(または貴社代表者印)が必須となります。

なお、150万円を超える案件については本学にて仕様書(見積依頼書)を作成し、それに基づくお見積もりを受けるよう運用しております。発注に際しては仕様書とともに「発注書」を交付いたしますので、上記の金額を超える際にお見積もり依頼の段階で仕様書が提示されていない場合には、お手数ですがお見積りを依頼した担当部署にご確認ください。

【参考】OIST研究ユニット一覧

契約書や申込書の本学名義について
本学では発注および契約に関する代表者名義は原則として学園の理事長としております。貴社様式の契約書や申込書といった取引の成立を証する書面への署名、サイン、記名捺印等は、どのような職員にも認められた権限ではございません。
貴社のお手続き上、本学職員であればその権限如何を問わない場合でも、適切な権限の委譲を受けていない職員による上記書面の作成は、本学を代表した取引とは認められません。ご案内の際には十分ご注意ください。

 

④ 会計書類への日付記載について

 お見積書、納品書及びご請求書など本学に提出する会計書類には、必ず日付が印字されたものをご提供ください。なお、空欄や、手書きで日付等が記入された書類に関しましては、再発行をお願いすることがございます。

 納品の際、物品とともに下記の書類を併せてご提出ください。

  • 貴社納品書(原本)*役務および工事にあたっては完了届
  • ご請求書(原本)
  • お見積書(原本)
  • 本学からの発注書(写し)

・電子印鑑の会計書類の場合は、基本的にお取引先様から郵送されてきたものを原本としております。
・朱肉を使った印鑑の会計書類の場合は、お取引先様から郵送されてきたものであってもコピーを原本として取扱うことはできません。
*ただし、そのコピーを原本とする理由(原紙を交付出来ない理由)が書類に記載されていれば、それを原本として取り扱っております。電子ファイルを原本とされている場合も同様です。


 

⑤ 納品について

 納品の受入検査(検収)は、発注者ではなく、原則として恩納キャンパス検収センターの調達セクション職員によって行うこととしております。
 納品に当たっては、本学キャンパスの検収センターに納品物と納品書をお持ち込み頂き、納品書に検収印を受けてから、納品場所(研究ユニット等)に納品してください。役務案件は、作業報告書や当該役務の完了がわかるような資料等のご提出をお願いしております。未検収品については、代金の支払いができませんのでご注意ください。

宅配便等を利用する直送には、できる限り納品書およびご請求書を同梱して下さい。また下記の営業時間中に到着するようご手配をお願い致します(送り状等の宛先には必ず研究ユニット名や部署名、または本学担当者の個人名をご記載ください)。
 検収センターの業務時間は、9:30~12:00および13:00~17:00です。土日曜および祝祭日は業務時間外となります。

本学キャンパスへのアクセス、キャンパスマップ、入館受付等の詳細につきましては「恩納キャンパスへの入館手続きについて」も併せてご確認ください。
大型機器等の搬入および建物内への特殊な設置作業(振動や音、火気を使用するなど)が必要な場合には、本学様式の作業申請書をご提出いただいております。詳細につきましては下記の施設管理部署担当者までお問い合わせください。

 OIST施設管理セクション:甲斐(atsuo.kai@oist.jp) CC 新里(yukari.shinzato@oist.jp)

なお、代金のお支払いにつきましては、原則として、物品の納品または役務の完了があった月の翌月末払い(現金銀行振込)を基準とさせていただいております。


 

⑥ 取引停止について

次の行為などがあった場合、一定期間、本学との取引を停止させていただきます。

  • 贈賄、独占禁止法違反、談合
  • 落札後の契約辞退、粗雑な契約履行、契約違反、不正又は不誠実な行為
  • 事項⑦「不正・不適切取引情報の通報について」に掲げる不正・不適切な取引への関与

また、万一、本学教職員から不正・不適切な取引(架空の発注や虚偽の書類の作成など)の要請があった場合でも、決して引き受けず、調達セクションまでご相談ください。本学教職員からの要請に基づいたものであっても、不正・不適切な取引に関与した者は厳正に対処します。

*本学のポリシーとして、OISTの教職員は、お取引先さまからの贈り物および利益供与は固くお断りしております。

なお、一定の取引実績等の基準に該当するお取引先さまには、以下の項目を含む本学既定の様式にて、本学との取引にあたっての誓約書のご提出をお願いする場合がございます。

  • 関連法令及び本学規則等を遵守し、不正行為に関与しないこと。
  • 取引帳簿等の閲覧及び提出等、本学における監査、その他調査等に協力すること。
  • 不正行為が認められたときは、取引停止を含む如何なる処分を講じられても異議がないこと。
  • 本学教職員や学生等から不正行為の依頼や強要を受けたときは、通報すること。

 

⑦ 不正・不適切取引情報の通報について

 不正・不適切取引情報の通報は、次のところで受け付けております。

  <通報窓口>  OIST 調達セクション
      〒904-0495
      沖縄県国頭郡恩納村字谷茶1919番1号 恩納キャンパス センター棟A階
      TEL  098-966-2293
      e-mail  procurement-all@oist.jp
      担当: 小川(おがわ)、横山(よこやま)

   ※電話対応 9:00~17:00(土日曜、祝日及び年末年始を除く)

 次のような不正・不適切な取引を発見された場合、それらに類推される情報を得た場合、また本学職員等から指示や相談があった場合には、上記窓口までご連絡をお願いいたします。

  • 研究用消耗品等の納入後に発注等の手続きを実施
  • 預け金、架空取引
  • 発注とは異なる研究用消耗品やサービス等の納入
  • 契約変更等の手続きを行わずに納期や年度を越えて研究用消耗品等を納入
  • 納品日等、事実と異なる情報を書類に記載
  • 他社の見積りを用意するよう指示
  • 一度に購入できるものを意図的に分割し、総金額に応じた適正な選定手続きなどを逃れる行為
  • 調達の公告前に研究機器や大規模発注の時期やリストなどを渡す
  • 将来の売買を前提として機器等を無償提供し、または貸し出すなどして不当に競争を妨げる行為
  • 本学のルールに何らかの点でしたがっていない恐れのある行為や手続き
  • 上記のような行為を強要または命令すること

ご連絡いただいた情報は適正に管理し、学内にて調査を行います。また、通報を行ったことで、ご通報者様が取引上不利に扱われたり、その権利を妨害されることはございません
また、合計額50万円未満に区切った複数の発注書を同日に同一担当者から受け取られた際には、上記の不適切な分割行為に該当する恐れがございますので、まずは受注されず、発注書を送付した担当者にご確認いただけますようお願い申し上げます。


 

⑧ ご協力のお願い

【監査等の調査】

会計検査院の実地検査や本学の内部監査等に伴い、本学との取引データ(売上台帳など)の開示や取引に関するアンケートを依頼することがありますので、その際は何卒ご協力くださいますよう、宜しくお願い申し上げます。

【年度末対応】

【ご請求書の早期ご送付に関するお願い】

2011年11月1日の学校法人への移行に伴い、決算早期化が求められております。
弊校の決算日 3月31 日までに納品された物品または完了した役務に対するご請求書は、4月2日までに弊校必着でご発送いただけますようお願い申し上げます。
なお、どうしてもご請求書の発送が間に合わない場合には、ご請求書のコピーをFAX または電子ファイルにて e-mail でのご送付をお願い申し上げます。
年度末でご多忙のなか大変恐縮ではございますが、ご協力のほど、宜しくお願い申し上げます。

ご請求書送付に関するお問い合わせ: OIST経理セクション
Email: accounting@oist.jp


【納品が年度を跨ぐ場合の対応に関しまして】

会計年度の都合上、やむを得ない事情により納品が3月末に間に合わないものは、便宜的に一旦キャンセルさせていただく場合がございます。その場合、4月になりました時点で直ちに再発注致します。会計年度を跨ぐためこのような処置をとりますが、注文自体をキャンセルする意思はございません。

また、この様な場合には年度内に納品された部分のみに該当するご請求書、御社納品書、お見積書を再発行いただくことがございます。お手数をおかけしまして誠に恐縮ですが、ご理解とご協力のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

なお、予め年度内に納品が間にあわないことが判明している場合には、当年度予算による発注を行うことはできませんので、もしそのような納期設定にて受注されるときには、念のため本学担当者までご確認ください。

納品が年度を跨ぐ場合に関するお問い合わせ: OIST調達セクション
Email: procurement-all@oist.jp


【地震対策】

本学では機器や家具の導入に際し適切な耐震施工を行うことを推進しております。

納入期限に関らず、最適な耐震施工方法について本学への情報提供をお願い致します。また本学が実際に耐震施工するときには、技術指導等のご協力をお願いいたします。
研究機器に付属するコンピュータやディスプレイ等、固定バンドやジェルパッド等の簡易資材による対策が可能なものに関しましては、設置時の取り付けをお願いしております。なお、対策に必要な資材は本学より提供いたします。

【貴社情報の学内共有】

本学ではお取引先の皆様からご提出いただいた代理店証明等の書面を一括管理しております。以前本学宛にご提出いただいた総代理店証明等のご書面に更新がございましたら、お手数ですが調達セクション宛にご案内いただけますようお願い申し上げます。なお、入札必要書類としております定価証明書と納入実績書に関しましては、お取引の都度ご提出をお願いしております。

OIST調達セクションでは、スムーズな調達手続を目指した学内向けの情報提供の一環として、取扱サプライヤガイドを提供しております。
本学研究者等からの直接のコンタクトや見積り依頼をお受けいただけるようでしたら、貴社に関する情報、貴社ウェブサイトへのリンク設定、貴社ロゴマークの使用に許可をいただいたうえで学内向けに情報を案内しております。

上記にご同意いただけましたら、貴社名、リンク希望ウェブサイトURL、貴社ロゴマーク、ご担当者様の氏名、所属先(ご職名)、電話番号、Eメールアドレスを下記担当までEメールにてお送りください。
担当: 調達セクション 企画担当(coordinator-proc@oist.jp)

これらの情報は見積り合わせ等の調達手続きをスムーズに進めるために学内限定で共有する情報であり、特定のサプライヤとの取引を推奨したり、選定を誘導することを目的としていません。当然このガイドに記載のないサプライヤであっても、そのサプライヤが本学の定める信用情報に基づいた取引条件を満たしている限り、取引において何ら手続き上の不利な扱いを受けることはありません。


 

⑨ ご製品および営業情報のご提供について

キャンペーン、新製品ご紹介、装置セミナーやデモのお申し入れ、ご社名またはご所在地や代表者さまご名義等の変更等、貴社の営業情報をお寄せください。

受付窓口:procurement-all@oist.jp
担当:横山

また、教育機関向けの特価や特別割引が適用可能であるときには、本学からの見積り依頼時などにおいて、担当者に積極的にお知らせください。
メーカーまたは版元さまが海外法人である場合に有効であれば「OISTが非営利な認可教育機関であることを証する書面」(英語のみ)をご紹介いただけましたら幸甚です。


 

はじめてお取引するサプライヤの皆様へ

上記①~⑨の留意事項に加え、初回のお取引時に特にご注意いただきたい項目をお知らせ致します。

財務会計システムへの取引先登録
貴社とのお取引に際して、本学では発注準備等の手続きを全学共通の財務会計システムにて執り行っております。お取引情報を入力するにあたり、初回取引時には貴社の企業情報等を登録する必要がございます。
必要に応じて調達依頼部署または調達担当部署より情報提供のお願いを致しますので、ご協力のほどお願い申し上げます。

なお、上記の登録は具体的な発注に至った段階で必要となります。お見積り段階や、本学との今後のお取引を見越しての登録受付は行っておりませんので、ご理解のほど宜しくお願い致します。また、一度ご登録いただいた情報は、全学共通のお取引先として継続利用ができますので、お取引の都度この登録が必要になるわけではございません。
所在地やご連絡先の変更等、貴社の登録情報に更新箇所が生じた際には、上記⑨の調達セクション窓口まで、お早めにお知らせいただけますようお願い申し上げます。
電子入札システムへの登録
本学が公告する入札にご参加いただくにあたり、本学規定の電子入札システムへのご登録が必要になります。上記の財務会計システムへの登録とは別に登録をお願いしておりますので、ご注意ください。登録に数日要することがございます。入札ご参加をご検討の際には、お早めに登録申請をお願いいたします。
具体的な登録申請方法やご利用案内等は、上記①の入札情報をご覧ください。
取引及び会計書類の記載事項
貴社様式にてご提示いただいておりますが、いくつか記載事項のお願いがございますので、あらかじめご確認ください。
【お見積書】
日付 ご社名 ご社判(又は代表者さまご氏名+代表者印) 納期(「別途ご相談」等の表記は避けてください) ご担当者さま氏名及びご連絡先
合計金額(可能な限り税込での表示をお願いします) 項目(ご製品名称、業務内容等) 数量 単価 内訳金額(可能な限り税込での表示をお願いします)
 
【納品書】
日付 ご社名 ご社判(又は代表者さまご氏名+代表者印) 納入日(納品書日付と異なる場合に表示) ご担当者さま氏名及びご連絡先
合計金額(可能な限り税込での表示をお願いします) 項目(ご製品名称、業務内容等) 数量 単価 内訳金額(可能な限り税込での表示をお願いします)
 
【ご請求書】
日付 ご社名 ご社判(又は代表者さまご氏名+代表者印) お支払い期限及び支払口座情報等 ご担当者さま氏名及びご連絡先
合計金額(可能な限り税込での表示をお願いします) 項目(ご製品名称、業務内容等) 数量 単価 内訳金額(可能な限り税込での表示をお願いします)

 

本ページはOIST調達セクションが管理しております。ご連絡やお問い合わせはprocurement-all@oist.jpまでお願いいたします。