平素より本学とのお取引に際しましては特段のご配慮とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
本学とのお取引に関して、ご留意いただきたい事項を下記のとおりお知らせ致しますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
＊なお、以降のお知らせは日本国内取引を前提にご案内しております（本ページの英語版も同様です）。海外法人のお取引さまは、別のページ「Guidance for international business partners」にて本学との海外取引に関するお願い事項をご覧ください。
沖縄科学技術大学院大学学園との取引に関する確認事項
- OISTの調達形態について
- 契約条件について
- 発注について
- 会計書類への日付記載について
- 納品について
- 取引停止について
- 不正・不適切取引情報の通報について
- ご協力のお願い
- ご製品および営業情報のご提供について
- 電子契約方式による契約締結について
- 見積書等への押印の省略について
- 適格請求書等保存方式（インボイス制度）について
- 契約実績照会について
1. OISTの調達形態について
本学での購買活動は競争による取引相手方の選定を原則とし、150万円以上の案件は見積り合わせ、300万円以上（依頼部署が研究ユニット又はプロボスト管理下の各部署の場合は500万円以上）の案件は一般競争入札により契約相手先を選定することを規定しております（税込金額にて判断しております）。
また、必ずしも金額によらず、提案内容等の審査により取引の相手方を決定する調達がなじむ案件などでは、各種公募手続きを経て契約交渉を行うこともあります。詳しくは「ＯＩＳＴの調達方法について」をご覧ください。
なお、入札情報および契約実績につきましては別途ウェブページにてご案内しておりますので、ご参照ください。
＊入札へのご参加にあたっては入札参加に関して必要になる書類をご参照ください。
なお、入札へのご参加にあたり以下の事項に特にご留意ください。
(1) 入札公告から落札者を決定するまでの間、公告書類中に指定された入札担当者以外の学園教職員と個別の連絡を取らないようご注意ください。
(2) 入札担当者以外の学園教職員に個別に連絡を取った場合、入札参加資格を失う場合があります。
(3) もし担当者以外の学園教職員より個別に連絡を受けた場合は、速やかにその旨を入札担当者にお知らせください。
見積り合わせについて
見込み取引金額税込150万円以上300万円未満（依頼部署が研究ユニット又はプロボスト管理下の各部署の場合は500万円未満）の場合、複数者より相見積を取得し、見積り合わせにて契約相手先を決定しております。貴社にてお取扱い可能であるときは、ご提示ご協力のほど宜しくお願い致します。相見積依頼は、調達依頼部署の担当者より個別にご連絡させていただいております。
また、基本的には初回提示額にて検討させていただくこととなりますので、ご提示の際には割引等の条件を加味されたうえで、納入価ベースにてご提供をお願い申し上げます。相見積依頼の際にご提示期限を案内させていただいた場合、その期日を過ぎてもご提示がないときには辞退として取扱をさせていただくことがございますので、あらかじめご了承ください。
2. 契約条件について
1件500万円以上の契約にあたっては本学所定の標準契約書にしたがって、個別に書面による契約書を締結させていただいております。併せてご確認ください。
＊上記の雛形は標準的な様式を定めたものですので、契約の内容・形態等により変更する場合があります。
＊その他本学との取引に関する規則細則等につきましては調達関連規則をご参照ください。
3. 発注について
発注は、原則として本学調達セクションの事務職員が行います。
ただし、1件税込150万円未満の契約については、研究室および部署による直接の発注を認めております。これらの発注を受注されるにあたりましては、適宜、本学の研究ユニットおよび部署の担当者に受注の可否をご連絡ください。
本学からの発注は原則として契約書または本学規定の「発注書」をもって行います。契約書または「発注書」の提出されていない物品および役務等につきましては、本学からの正式な発注とは見なされず、検収および代金のお支払いができませんので、ご注意ください。本学規定の「発注書」交付のないまま、電話やEメール文のみでの受注をなされませんようご協力をお願い申し上げます。
また、合計額150万円未満に区切った複数の発注書を同日に同一担当者から受け取られた際には、下記「7. 不正・不適切取引情報の通報について」に示す不適切な分割行為に該当する恐れがございますので、まずは受注されず、発注書を送付した担当者にご確認いただけますようお願い申し上げます。
本学では、お見積書およびそれに類する価格情報をもとに発注を行っております。お見積書はPDF等の電子ファイルでのご提供をお願い致します。
なお、150万円以上の案件については本学にて仕様書（見積依頼書）を作成し、それに基づくお見積もりを受けるよう運用しております。発注に際しては仕様書とともに「発注書」を交付いたしますので、上記の金額を超える際にお見積もり依頼の段階で仕様書が提示されていない場合には、お手数ですがお見積りを依頼した担当部署にご確認ください。
【参考】ＯＩＳＴ研究ユニット一覧
| 契約書や申込書の本学名義について 本学では発注および契約に関する代表者名義は原則として学園の理事長としております。貴社様式の契約書や申込書といった取引の成立を証する書面への署名、サイン、記名捺印等は、どのような職員にも認められた権限ではございません。 貴社のお手続き上、本学職員であればその権限如何を問わない場合でも、適切な権限の委譲を受けていない職員による上記書面の作成は、本学を代表した取引とは認められません。ご案内の際には十分ご注意ください。 |
4. 会計書類への日付記載について
お見積書、納品書及びご請求書など本学に提出する会計書類には、必ず日付が印字されたものをご提供ください。なお、空欄や、手書きで日付等が記入された書類に関しましては、再発行をお願いすることがございます。
納品の際、物品とともに下記の書類を併せてご提出ください。
- 貴社納品書（原本）＊役務および工事にあたっては完了届
- ご請求書（原本）
- お見積書（原本）
- 本学からの発注書（写し）
5. 納品について
納品の受入検査（検収）は、発注者ではなく、原則として恩納キャンパス物流センターの調達セクション職員によって行うこととしております。
納品に当たっては、本学キャンパスの物流センターに納品物と納品書をお持ち込み頂き、納品書に検収印を受けてから、納品場所（研究ユニット等）に納品してください。役務案件は、作業報告書や当該役務の完了がわかるような資料等のご提出をお願いしております。<>未検収品については、代金の支払いができませんのでご注意ください。
宅配便等を利用する直送には、できる限り納品書およびご請求書を同梱して下さい。また下記の営業時間中に到着するようご手配をお願い致します（送り状等の宛先には必ず研究ユニット名や部署名、または本学担当者の個人名をご記載ください）。
物流センターの業務時間は、9:30～12:00および13:00～17:00です。土日曜および祝祭日は業務時間外となります。
本学キャンパスへのアクセス、キャンパスマップ、入館受付等の詳細につきましては「恩納キャンパスへの入館手続きについて」も併せてご確認ください。
大型機器等の搬入および建物内への特殊な設置作業（振動や音、火気を使用するなど）が必要な場合には、本学様式の作業申請書をご提出いただいております。詳細につきましては下記までお問い合わせください。
施設管理セクション ext-facility-management@oist.jp
なお、代金のお支払いにつきましては、原則として、物品の納品または役務の完了があった月の翌月末払い（現金銀行振込）を基準とさせていただいております。
6. 取引停止について
本学における売買、賃貸借、業務委託、工事請負その他の契約に関し、契約事務の適正な履行を確保するため、取引停止その他の措置を講ずる場合の取扱いについて取引停止等措置要領を定めていますのでご一読ください。
主には次の行為などがあった場合、一定期間、本学との取引を停止させていただきます。
- 学園に提出した資料への虚偽記載、粗雑な契約履行、不適切な安全管理措置に伴う事故、談合又は競売入札妨害、独占禁止法違反、建設業法違反、契約違反、落札決定後の契約辞退、不正又は不誠実な行為。
- 事項⑦「不正・不適切取引情報の通報について」に掲げる不正・不適切な取引への関与
＊本学教職員から不正・不適切な取引（架空の発注や虚偽の書類の作成など）の要請があった場合でも、決して引き受けず、調達セクションの下記通報窓口までご相談ください。
＊本学のポリシーとして、OISTの教職員は、お取引先さまからの贈り物および利益供与は固くお断りしております。
なお、一定の取引実績等の基準に該当するお取引先さまには、以下の項目を含む本学既定の様式にて、本学との取引にあたっての誓約書のご提出をお願いする場合がございます。
- 関連法令及び本学規則等を遵守し、不正行為に関与しないこと。
- 取引帳簿等の閲覧及び提出等、本学における監査、その他調査等に協力すること。
- 不正行為が認められたときは、取引停止を含む如何なる処分を講じられても異議がないこと。
- 本学教職員や学生等から不正行為の依頼や強要を受けたときは、通報すること。
7. 不正・不適切取引情報の通報について
不正・不適切取引情報の通報は、次の窓口にて受け付けております。
＜通報窓口＞ OIST 調達セクション
〒904-0495
沖縄県国頭郡恩納村字谷茶１９１９番１号 恩納キャンパス センター棟A階
e-mail procurement-tsuho@oist.jp
担当： 二村（ふたむら）
次のような不正・不適切な取引を発見された場合、それらに類推される情報を得た場合、また本学職員等から指示や相談があった場合には、上記窓口までご連絡をお願いいたします。
- 研究用消耗品等の納入後に発注等の手続きを実施
- 預け金、架空取引
- 発注とは異なる研究用消耗品やサービス等の納入
- 契約変更等の手続きを行わずに納期や年度を越えて研究用消耗品等を納入
- 納品日等、事実と異なる情報を書類に記載
- 他者の見積りを用意するよう指示
- 一度に購入できるものを意図的に分割し、総金額に応じた適正な選定手続きなどを逃れる行為
- 調達の公告前に研究機器や大規模発注の時期やリストなどを渡す
- 将来の購入を前提とした長期のデモ使用・無償使用など不当に競争を妨げること
- 本学のルールに何らかの点でしたがっていない恐れのある行為や手続き
- 上記のような行為を強要または命令すること
ご連絡いただいた情報は適正に管理し、学内にて調査を行います。また、通報を行ったことで、通報者が不利益を受けることはありません。
また、合計額150万円未満に区切った複数の発注書を同日に同一担当者から受け取られた際には、上記の不適切な分割行為に該当する恐れがございますので、まずは受注されず、発注書を送付した担当者にご確認いただけますようお願い申し上げます。
8. ご協力のお願い
【監査等の調査】
会計検査院の実地検査や本学の内部監査等に伴い、本学との取引データ（売上台帳など）の開示や取引に関するアンケートを依頼することがありますので、その際は何卒ご協力くださいますよう、宜しくお願い申し上げます。
【年度末対応】
【ご請求書の早期ご送付に関するお願い】
本学の決算日 3月31 日までに納品された物品または完了した役務に対するご請求書は、翌4月の第2営業日までに弊校必着でご発送いただけますようお願い申し上げます。
なお、どうしてもご請求書の発送が間に合わない場合には、ご請求書のコピーをFAX または電子ファイルにて e-mail でのご送付をお願い申し上げます。
年度末でご多忙のなか大変恐縮ではございますが、ご協力のほど、宜しくお願い申し上げます。
ご請求書送付に関するお問い合わせ： OIST経理セクション
Email: accounting@oist.jp
【納品が年度を跨ぐ場合の対応に関しまして】
会計年度の都合上、やむを得ない事情により納品が3月末に間に合わないものは、便宜的に一旦キャンセルさせていただく場合がございます。その場合、4月になりました時点で直ちに再発注致します。会計年度を跨ぐためこのような処置をとりますが、注文自体をキャンセルする意思はございません。
また、この様な場合には年度内に納品された部分のみに該当するご請求書、御社納品書、お見積書を再発行いただくことがございます。お手数をおかけしまして誠に恐縮ですが、ご理解とご協力のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
なお、予め年度内に納品が間にあわないことが判明している場合には、当年度予算による発注を行うことはできませんので、もしそのような納期設定にて受注されるときには、念のため本学担当者までご確認ください。
納品が年度を跨ぐ場合に関するお問い合わせ： OIST調達セクション
Email: procurement-all@oist.jp
【地震対策】
本学では機器や家具の導入に際し適切な耐震施工を行うことを推進しております。
納入期限に関らず、最適な耐震施工方法について本学への情報提供をお願い致します。また本学が実際に耐震施工するときには、技術指導等のご協力をお願いいたします。
研究機器に付属するコンピュータやディスプレイ等、固定バンドやジェルパッド等の簡易資材による対策が可能なものに関しましては、設置時の取り付けをお願いしております。なお、対策に必要な資材は本学より提供いたします。
【貴社情報の学内共有】
本学ではお取引先の皆様からご提出いただいた代理店証明等の書面を一括管理しております。以前本学宛にご提出いただいた総代理店証明等のご書面に更新がございましたら、お手数ですが調達セクション宛にご案内いただけますようお願い申し上げます。なお、入札必要書類としております定価証明書と納入実績書に関しましては、お取引の都度ご提出をお願いしております。
9. ご製品および営業情報のご提供について
キャンペーン、新製品ご紹介、装置セミナーやデモのお申し入れ、ご社名またはご所在地や代表者さまご名義等の変更等、貴社の営業情報をお寄せください。
受付窓口：procurement-all＠oist.jp
担当：調達セクション
また、教育機関向けの特価や特別割引が適用可能であるときには、本学からの見積り依頼時などにおいて、担当者に積極的にお知らせください。
メーカーまたは版元さまが海外法人である場合に有効であれば「ＯＩＳＴが非営利な認可教育機関であることを証する書面」（英語のみ）をご紹介いただけましたら幸甚です。
10. 電子契約方式による契約締結について
本学では、2020年11月より電子契約サービス（ドキュサイン）を導入しており、従来の紙媒体による押印ではなく、電子署名/電子押印による契約締結が可能です。利用にあたっては、お取引先側でのアカウント作成や費用を負担いただく事はありません。ご存じのとおり、電子契約は、契約締結にかかる時間的節約やコスト削減（印紙代や郵送代等）といったメリットがございます。
ドキュサイン
https://support.docusign.com/jp/articles/How-do-I-sign-a-DocuSign-document-Basic-Signing
https://www.docusign.jp/blog/experiencing_docusign-esignature
【はじめてお取引するサプライヤの皆様へ】
上記1.～10.の留意事項に加え、初回のお取引時に特にご注意いただきたい項目をお知らせ致します。
財務会計システムへの取引先登録
貴社とのお取引に際して、本学では発注準備等の手続きを全学共通の財務会計システムにて執り行っております。お取引情報を入力するにあたり、初回取引時には貴社の企業情報等を登録する必要がございます。
必要に応じて調達依頼部署または調達担当部署より情報提供のお願いを致しますので、ご協力のほどお願い申し上げます。
なお、上記の登録は具体的な発注に至った段階で必要となります。お見積り段階や、本学との今後のお取引を見越しての登録受付は行っておりませんので、ご理解のほど宜しくお願い致します。また、一度ご登録いただいた情報は、全学共通のお取引先として継続利用ができますので、お取引の都度この登録が必要になるわけではございません。
所在地やご連絡先の変更等、貴社の登録情報に更新箇所が生じた際には、上記9. の調達セクション窓口まで、お早めにお知らせいただけますようお願い申し上げます。
電子入札システムへの登録
本学が公告する入札にご参加いただくにあたり、本学規定の電子入札システムへのご登録が必要になります。上記の財務会計システムへの登録とは別に登録をお願いしておりますので、ご注意ください。登録に数日要することがございます。入札ご参加をご検討の際には、お早めに登録申請をお願いいたします。
具体的な登録申請方法やご利用案内等は、上記①の入札情報をご覧ください。
取引及び会計書類の記載事項
貴社様式にてご提示いただいておりますが、いくつか記載事項のお願いがございますので、あらかじめご確認ください。【お見積書】
- 日付
- 合計金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
- ご社名
- 項目（ご製品名称、業務内容等）
- ご社判（又は代表者さまご氏名＋代表者印）
- 数量
- 納期（「別途ご相談」等の表記は避けてください）
- 単価
- ご担当者さま氏名及びご連絡先
- 内訳金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
【納品書】
- 日付
- 合計金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
- ご社名
- 項目（ご製品名称、業務内容等）
- ご社判（又は代表者さまご氏名＋代表者印）
- 数量
- 納入日（納品書日付と異なる場合に表示）
- 単価
- ご担当者さま氏名及びご連絡先
- 内訳金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
【ご請求書】
- 日付
- 合計金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
- ご社名
- 項目（ご製品名称、業務内容等）
- ご社判（又は代表者さまご氏名＋代表者印）
- 数量
- お支払い期限及び支払口座情報等
- 単価
- ご担当者さま氏名及びご連絡先
- 内訳金額（可能な限り税込での表示をお願いします）
本ページはOIST調達セクションが管理しております。ご連絡やお問い合わせはprocurement-all@oist.jpまでお願いいたします。
ＯＩＳＴの調達方法について
取引の予定金額や性質に応じて手続きが異なりますので、ご注意ください。またいずれの手続きにおいても本学の会計システムによる適切な事前承認が必須です。本学の正式な発注書のない注文は受注されませんようお願い致します。
【調達方法区分】
① 部署発注 ② 購入・契約依頼 ③ 見積り合わせ ④ 一般競争入札
⑤ 大型研究設備の調達 ⑥ 公募（企画競争等） ⑦ 一者随意契約
| ① 部署発注 | |
| （対象） | 税込150万円未満の調達 |
| （実施担当） | 各研究ユニット/各セクション |
| （契約方法） | 部署により選定した取引先と契約する。 経費削減と公平性の観点から、見積り合わせを励行する。また事前の取引先登録により信用性を確認す る。 |
| （発注手段） | 発注書 |
| （処理時間） | １～２営業日 |
| （必要書類） | 価格情報（お見積書） |
| ② 見積り合わせ | |
| （対象） | 税込150万円以上300万円未満（依頼部署が研究ユニット又はプロボスト管理下の各部署の場合は150万円以上500万円未満）の調達 |
| （実施担当） | 調達セクション |
| （契約方法） | ２者以上の見積り合わせを行い、最低価格を提示した者を第一交渉権者として交渉を経て、契約する。 |
| （発注手段） | 発注書・注文請書 |
| （処理時間） | ２～１０営業日 |
| （必要書類） | 参考見積書、仕様書、カタログ（既製品の場合） |
| ③ 一般競争入札 | |
| （対象） | 300万円以上（依頼部署が研究ユニット又はプロボスト管理下の各部署の場合は500万円以上）の調達 |
| （実施担当） | 調達セクション |
| （契約方法） | 原則として一般競争入札を経た落札者と契約する。 |
| （発注手段） | 契約書（500万円未満の場合は発注書と注文請書） |
| （処理時間） | １０～１４営業日（入札スケジュールによる） |
| （必要書類） | 参考見積書、仕様書、定価証明書、納入実績書、カタログ（既製品の場合） |
| ④ 大型研究設備の調達 | |
| （対象） | 税込5,000万円以上の研究機器および設備の調達 |
| （実施担当） | 調達セクション |
| （契約方法） | 仕様策定委員会審議を経た一般競争入札の落札者と契約する。 |
| （発注手段） | 契約書 |
| （処理時間） | ４０営業日程度 |
| （必要書類） | 参考見積書、仕様書案、定価証明書、納入実績書、カタログ（既製品の場合） |
| ⑤ 公募（企画競争・参加者確認型公募） | |
| （対象） | 企画競争公募： 必ずしも金額によらず、提案内容等の審査により取引の相手方を決定する調達を行うための公募。 参加者確認型公募： 本学が競争性がないものと判断する調達案件について、それを確認するため他に業務を実施できる者の有無を問うための公募。提案者が複数あった場合には一般競争等の競争又は企画競争公募を行う。 |
| （実施担当） | 調達セクション |
| （契約方法） | 提案書の審査（プレゼンテーションを行う場合もあり）により、最も優れた提案を行った者を第一交渉権者として契約交渉を経て契約する。 |
| （発注手段） | 契約書（500万円未満の場合は発注書と注文請書） |
| （処理時間） | 企画競争：１０～１５営業日 参加者確認型公募：５営業日～ |
| （必要書類） | 参考見積書、仕様書、提案書（場合により） |
| ⑥ 一者特命随意契約 | |
| （対象） | 税込150万円以上の調達で、供給元が一者に限られる場合 |
| （実施担当） | 調達セクション |
| （契約方法） | 調達セクションまたは調達審査委員会によって承認された取引先と契約する。 |
| （発注手段） | 契約書（500万円未満の場合は発注書と注文請書） |
| （処理時間） | ５～１０営業日 |
| （必要書類） | 参考見積書、仕様書、取引先選定理由書、カタログ（既製品の場合） |
＊上記の処理時間は契約手続にかかる学内手続き時間の参考値です。お見積りいただいてから、その他の学内手続に更に時間がかかる場合がございます。目安としてご理解ください。
11. 見積書等への押印の省略について
令和4年11月7日よりご提出いただく、次の書類について押印を省略できるようになりました。
またそれに合わせて電子メールでの提出も可能となります。
押印を省略できる書類
見積書、納品書、請求書
押印を省略する場合の対応
見積書等への押印の省略に関するQ&A提出方法
・電子メール、郵送、持参（FAX不可）
留意事項
・提出された書類について、担当者よりご連絡をさせていただく場合があります。
・電子メールの場合は、必ずPDF形式の添付ファイルで提出してください。
・従来どおり押印入りの書類も電子メールでの提出が可能です。
問い合わせ先
調達セクション 購買チーム：purchasing@oist.jp
12. 適格請求書等保存方式（インボイス制度）について
令和5年10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式として適格請求書等保存方式（インボイス制度）が導入されます。 これに先立ち、令和3年10月より適格請求書発行事業者の登録申請が開始されています。 適格請求書発行事業者となるには、令和5年3月までに所定の手続きが必要となりますので、国税庁ホームページ内の「インボイス特設サイト」等をご確認いただき、適宜ご対応いただけますようお願いいたします。
（参考）国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/index.htm
インボイス制度特設サイト
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm
適格請求書等保存方式の概要～インボイス制度の理解のために～
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf
適格請求書等保存方式に関するQ&A
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/qa_01.htm
13. 契約実績照会について
契約実績照会問い合わせ先：tender@oist.jp
担当：調達セクション 入札チーム