がんじゅうウェルビーイングサービス・事務アシスタント

ポジション

職務概要:
「がんじゅう」とは沖縄の言葉で「良い、元気、強い、健康」という意味です。心理学が主導するこのサービスは、大学院生、職員、その家族を含むOISTコミュニティ全体のウェルビーイングをサポートすることを目的としています。以下のサービスを提供しています

  • カウンセリングサービス
  • ウェルビーイングとコミュニティに関するイニシアチブの開発と支援
  • ウェルビーイングに関するワークショップやトレーニング
  • チームに対するサービス(チーム・ビルディングなど)
  • ウェルビーイングと対人関係に関する情報提供、助言、相談

職務内容:
がんじゅうの事務スタッフは、メンタルヘルス相談サービスを円滑かつ効率的に運営するための重要なチームメンバーです。特にがんじゅうのオフィスは、OISTの他の管理部門から若干離れた場所で位置しているため、ある程度の業務を自主簡潔できるスキルを必要としています。主な業務の一部は、機密情報の取り扱い、チームの予算管理補助、データ管理、事務サポートなどが含まれますが、これらに限定されるものではありません。確立されたチームに加わることになります。
この職務は、単なる管理者ではなく、OISTコミュニティに対するGanjuuの安全サービスの顔として、最初の接点となるものです。このような重要なポジションを任されることに抵抗がなく、自信のある方が理想的です。

OISTについて

沖縄科学技術大学院大学は、世界の科学技術の発展に貢献し、沖縄でのイノベーションの拠点となるために2011年に設立されました。5年一貫制の博士課程教育を提供し、国を超えて、分野を超えて、優れた研究者が共同で、最先端の科学研究を行っています。

85 ヘクタールの敷地に広がる大自然の中に設立され、美しい海岸とサンゴ礁を見下ろす場所に位置します。キャンパスは建築学的観点から見ても印象的なこだわりが施され、その自然の中にある大学施設を際立たせています。学部の壁を作らないことで、学際的な研究成果を生み出せる環境を提供し、また学内の誰もが、最高水準のリソースへのアクセスと研究機器の利用が可能で、共同研究に生かせるような仕組みを整えています。

学内では英語を公用語とし、50 ヵ国以上から集まる研究者コミュニティは真の国際性を保持しています。OISTは科学技術の革新、そして沖縄の経済発展の原動力となるイノベーション創出に取り組んでいます。

職責
  1. 文書管理:書面による機密資料の安全確保。ケースファイルの整理、スキャン、ファイリングなど。
  2. データ入力と管理:MSエクセルやその他のデータ管理ソフトを使用。
  3. ウェブサイトの更新:役立つ情報や翻訳などを追加。
  4. 在庫管理:商品を調達し、棚卸を行う。
  5. コミュニケーションサービスを訪れる人々に安全で快適な応対を提供する。電話やEメールに対応し、OIST内部のセクションとの窓口となる。
  6. 緊急時の橋渡し:カウンセラー不在時の一次窓口となり、初期サポートを提供し、適切なリソースへの誘導を行う。
  7. 予算のサポート:予算管理の補助
  8. ミーティングのサポート:ミーティング、ワークショップ、イベントの会場の手配と予約。
  9. 翻訳サービス:文書やウェブサイトのコンテンツを英語から日本語に、または日本語から英語に翻訳。
  10. 旅行の手配:スタッフおよび外部訪問者の旅行と宿泊を手配。
  11. イベント管理:イベントやワークショップの企画・運営。
  12. がんじゅうオフィスライブラリーの管理:本の貸し出しや在庫の管理
応募資格

(必須)

  1. ビジネスレベルの英語力とネイティブレベルの日本語力。
  2. 2年以上の国際事務経験。
  3. 有効な日本の運転免許証。
  4. マイクロソフトオフィスの操作に熟練していること。正確な情報源としてのインターネットの使用に熟練していること。
  5. 対人スキルが高く、文化的感受性と柔軟性を持ち、口頭および書面にて明確かつ簡潔なコミュニケーションができること。
  6. 優れた組織能力と率先力。
  7. マルチタスク能力と効率的な時間管理能力。
  8. サービスにアクセスする人々の秘密を常に守ること。

(尚可)

  1. カウンセリング施設、医療機関、教育機関での事務経験
  2. グラフィックデザイン(ポスター、チラシ等)の知識
報酬・待遇

本学園の規程に基づき経験・能力に応じて支給する。

応募書類
  • カバーレター(英文及び和文)
  • 履歴書及び職務経歴書(英文及び和文)

* 日本語が母語の方は、日本語の応募書類の提出は必須です。
* 採用情報を最初にどこでご覧になったか記載してください。
* 本学では勤務開始前にバックグラウンドチェックを行います。内々定の受諾後、以前の勤務先情報や学歴を含むいくつかの個人情報を本学へ提出いただきます。

告知事項
  • 沖縄科学技術大学院大学(OIST)では、ポジティブ・アクション(積極的改善措置)を採用しており、教員、学生及び職員の多様性を尊重しています。女性及びマイノリティの方々からの応募を歓迎いたします。
  • 応募書類は機密情報扱いとし、応募書類は返却されません。登録された個人情報は、採用選考目的でのみ使用します。
  • 個人情報保護に関する基本方針について
  • 兼業に関しましては本学園の方針をご確認ください。(https://groups.oist.jp/ja/acd/information-disclosure/
  • 詳細は本学園のホームページ参照(http://www.oist.jp/)
職種
事務職
採用予定日
できるだけ早期
雇用期間

常勤、3ヶ月の試用期間を含む6か月更新の任期制雇用(最長3年まで更新可)

就業時間

パートタイム 週5日、1日7時間(9:00-17:00)

レポート先
がんじゅうウェルビーイングサービス・ディレクター
就業場所
メインキャンパス:沖縄県国頭郡恩納村字谷茶 1919-1
応募期日
定員に達し次第終了。適任者を決定するまで継続します。
*定員に達し次第終了。また、書類を受領次第、選考を開始します。

問い合せ先