2.7 公印の使用及び管理

2.7.1 定義

本項において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによります。

1. 公印
   本学により作成された契約書、協定書等の文書に使用する印章であって、その印影を押すことにより、当該文書が真正なるものであることを認証することを目的とするものをいいます。
2. 署名
   本学により作成された契約書、協定書等の文書に、当該文書の作成権限を有する職員が自ら自署することにより、当該文書が真正なるものであることを認証することを目的とするものをいいます。
3. デジタル署名
   電子署名及び認証業務に関する法律（平成十二年法律第百二号）第２条第１項に定義されるデジタル署名で、その使用により公印と同様の効果を得ることを目的とするものをいいます。
4. 電子契約システム
   通信回線を用いて、電子情報の交換を行い、電子的な手段により契約を締結するための情報システムまたは情報サービスで、デジタル署名、タイムスタンプ等の電子的な方法により客観的に契約の成立を証明できるものをいいます。
5. 公印等
   次の各号に掲げるものをいいます。
   イ) 公印
   ロ) 署名
   ハ) デジタル署名
   ニ) 電子契約システム

2.7.2 作成と管理

2.7.2.1 学園及び大学院大学の公印及びデジタル署名は、全て事務局長によって作成され、事務局長により作成・管理される公印登録簿に登録されます。

2.7.2.2 学園及び大学院大学の公印及びデジタル署名は、事務局長又は事務局長より承認を受けた上で公印登録簿に登録された役職員（以下「公印等管理責任者」とします。）によって管理されなければなりません。

2.7.2.3 全ての公印等は、事務局長が作成するガイドライン（以下「公印等に関するガイドライン」とします。）に則り、最大限の注意を払い管理されなければなりません。

2.7.3 公印等の使用

公印等管理責任者は公印等の使用にあたっては、公印に関するガイドラインの規定に従わなければなりません。

2.7.3.1 印影の写し
身分証明書、その他の証明書、同様の内容で大量に発行する必要のある標準化された文書については、事務局長の事前の承認を受けることにより、公印の印影の写しを用いることや、印影を電子化したものを当該文書に挿入することができます。

2.7.3.2 署名
公印の押なつに代えて、当該文書について作成する権限を有する者が自ら署名をすることによって、当該文書が真正なるものであることを証明することができます。

2.7.3.3 デジタル署名
契約や協定の相手方が、デジタル署名により署名を付与することができ、かつそれについて本学と当該相手方との間にデジタル署名による旨の合意がある場合に限り、通常の公印の押なつ又は署名に代えて、デジタル署名を用いることができます。

2.7.3.4 電子契約システム
契約や協定を締結するにあたって、本学の使用する電子契約システム（本学における技術的及び法律的な要件を満たすものとして、本学において標準的に用いられるもの。ただし、電子メール等の汎用的な情報システムを除く）を用いる場合は、公印、署名及びデジタル署名を使用しなくてもかまいません。ただし、契約や協定の相手方が使用する電子契約システムを用いる場合おいては、公印に関するガイドラインに定める条件を満たす場合に限り、契約や協定を締結することができます。

2.7.3.5 公印の省略
公印の押印を省略することができる場合については、公印に関するガイドラインに定めます。