2.7 公印の使用及び管理

2.7.1  公印: 公印とは、その印影を押なつすることにより、契約、協定、その他の学園又は本学の公文書の信憑性を証明するものです。その使用は、こうした目的に限定されます。以下に列挙するのが、代表的な公印の種類です。

  1. 学校法人沖縄科学技術大学院大学学園の印
  2. 学校法人沖縄科学技術大学院大学学園理事長の印
  3. 沖縄科学技術大学院大学の印
  4. 沖縄科学技術大学院大学学長の印

さらに、必要に応じて、内部組織や内部組織の長の公印が作成されることがあります。

2.7.2 作成と管理: 学園及び大学院大学の公印は、全てCOOによって作成され、COOにより作成・管理される公印登録簿に登録されます。公印は、COO又はCOOより承認を受けた上で公印登録簿に登録された役職員によって管理されなければなりません。そして、全ての公印は、COOが作成するガイドラインに則り、最大限の注意を払い管理しなければなりません。

2.7.3 公印の使用: 公印は、公印登録簿に登録された職員によって押なつされなければなりません。押なつ前には、押なつしようとする文書が、理事長・学長又はその権限を委任された者によって承認されたことを十分に確認しなければなりません。

2.7.3.1 印影のコピー: 身分証明書、その他の証明書、同様の内容で大量に発行する必要のある標準化された文書については、COOの事前の承認を受けることにより、公印の印影の写しを用いることや、印影を電子化したものを当該文書に挿入することができます。

2.7.3.2 署名: 業務で使用する文書のうち、日本国外の団体等との契約書や協定書など、英語のみで書かれている文書については、公印の押なつに代えて、署名をすることによって、当該文書の信頼性を証明することができます。

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