18.2 留意すべき事項

18.2.1 本学のすべてのユーザーが通常、本学から提供された通信機器に加え、個人所有の通信機器を所持していることを前提とします。

18.2.2 本学から提供された通信機器は、業務上使用のみを目的とするものです。

18.2.3 学長[link: 2.4.1]、監事[link: 2.4.4]、シニアレベル・エグゼクティブ(上級幹部職)[link: 30.2.2.1.1]、及び教員[link: 30.2.2.1.2](以下「エグゼクティブ」という。)に関しては、通信機器を個人的に使用することが限定的に認められます。

18.2.3.1 その機器の月額使用料が限度額[link: 18.3.3]を超えた場合、エグゼクティブは過去3か月の使用データを示され、個人的な使用分を特定するように求められます。この個人的な使用分は毎月の固定個人負担分割合を算出するのに使用されます。その機器の月額使用料はITディビジョンによってモニターされ、その機器の月額使用料の平均が著しく上昇又は下降した場合、毎月の固定個人負担分割合を更新するため上記のプロセスが繰り返されます。

18.2.4 通信機器には複数の種類があり、本学の負担する費用はそれぞれに異なります。本学が提供する標準通信機器の一覧[link: https://oist.service-now.com/sp?id=sc_category&sys_id=547d0f46db506f006885f00ebf96195b]を参照してください。

18.2.4.1 本学の標準的な機器は機能性に基づき選定されています。標準機器以上のより新しい機器が本学の業務にとって有益とは認められない場合、個人的な嗜好に関わらずその機器は提供されません。

18.2.4.2 提供される機器のクラスは業務上の必要性に応じて適切なものとなります。例えば、高度な機器が必要でない場合は、折り畳み式携帯電話等の低コストの機器が割り当られます。

18.2.5 通信機器を含む、本学のIT機器の所有及び管理については基本方針・ルール・手続き17.2.1[link: 17.2.1]に定めてあります。

18.2.6 原則として、海外においてIT及び通信サービス・機器の購入のために本学から支出することは認められません。特定の本学の業務のために、海外ローカルの機器を必要とし、かつその使用がその目的のためだけであると認められる場合、例外とすることがあります。原則として、国際通信にはインターネットチャット及びビデオ会議のサービスを使用するものとします。

18.2.7 ITディビジョンでは通信機器の貸出しを行っております。これらの機器の必要性が本質的に一時的なものであるという場合は、個人への割当てではなく貸出しの方が望ましいものとします。

18.2.8 セクション及びユニット単位で、ローカルで共有する通信機器を申請することもできます。これらの機器はセクション又はユニットレベルで管理され、新任職員、客員の研究員等といった特定の用務のために割り当てられます。

18.2.8.1 セクション及びユニットは、ローカルで共有する通信機器の管理と割当ての担当者を選任しなければなりません。