28.8 定義

依頼部署

調達権限を委譲された予算保有者が属する研究ユニット又は事務セクション。本章において、場合によってはディビジョンやオフィスのことも指します。

担当事務職員 依頼部署に所属する本学の職員(派遣職員を含む。)のうち、調達に関する実務に従事する者。

調達担当部門

調達セクションと施設管理ディビジョンの契約担当チームのこと。本章においてはそれらの所属職員(派遣職員を含む。)又はその承認権限者を指すこともあります。

物品

販売、リース又は賃貸に供される有形資産。製品又は商品とも称されます。

役務

業務遂行やその成果物が主要な要素となる行為。単に物品の製造、入手、配送に付随して生じる行為はこれに該当しません。「サービス」や「業務委託」、「外注」とも呼ばれます。

工事

土地の開拓、浚渫、掘削、及び平地化、並びに、建物、構造物又はその他の種類の不動産に関連するその他の行為。

価格情報

公式見積書、参考見積書、ウェブサイト上の見積り、本学向けと明記された価格表など。

仕様書

取引先に対して、本学が調達しようとする物品や役務の内容を指示する書面。発注後には取引における契約条件の一部になり、発注書や契約書と同様に法的拘束力を持つため、調達対象の要求仕様(構成・性能)、納入期限(業務期間)、納入場所、検収方法、提出書類(成果物)、保証内容、その他調達に関する事項を明確に示す必要があります。価格情報を取得するときに用いる場合はRfQ (Request for Quotation)やRfP(Request for Proposal)とも呼ばれます。

発注書

本学が取引先に交付する、調達に関する法的拘束力のある注文書。

ベストバリュー

買い手(本学)に対し最も価値あるサービスを提供する調達対象及び取引先を選択するという考え方。

これは単なる値下げ要求による最低価格の追求だけを指すものではなく、要求仕様の精査等による調達額そのものの抑制や、将来の維持管理費用や処分費といったライフタイムコストを踏まえた経済性の向上、並びに同一価格で供給される価値の最大化といった概念を含みます。

競争入札

物品、役務及び工事の調達に関する公告を行い、適格な取引先による競争を経て、最も有利な条件を提示した取引先を選定すること。

契約

本学と取引先との間における法的拘束力のある合意。

不適切な分割発注

金額により定められた競争や承認の手続きを逃れるために、一度に調達できるものを意図的に複数回に分割して発注する行為。

緊急事態

不測かつ突然に生命を脅かすような事象、自然大災害の発生。必要とされる使用状態若しくは機能を安全に継続させること、又は本学の事業に関わるあらゆる者の財産、生命、健康、若しくは安全を守ることを目的として、迅速な修繕、復旧やメンテナンスの必要性が生じた場合を含みます。

検収

本章における「検収」とは、納品された物品、役務及び工事に対して、数量の過不足や目に見える傷がないかなど外形的に確認し、また期待されるだけの効果を発揮するか性能についても検証することを指します。「検査」とも呼ばれます。

未納

発注書や契約書等により予め取り決めた期限までに、発注した物品や役務の検収が完了されないこと。下記の場合も含まれます。
・納期延長等の手続きを行ったにも関わらず、予算期限内に納品/完了されない場合。

・物品や役務が到着/完了していても、不具合や欠品等により検収条件を満たさず、本学から要請しても、期限内にそれが補修、代替、追完されなかった場合。

調達権限

本学を代表して取引先から物品や役務又は工事の調達を行う権限。

権限委譲

本章においては、理事長・学長や調達セクションリーダーが、その権限と責任を別の教職員に譲り移すこと。

承認手続きの代行

予算保有者が、別の担当事務職員に、ERPシステム上での承認手続きを代行させること。ただし、調達に関する権限と責任は依然として予算保有者が有します。

監査

本学が第8章に基づいて実施する内部監査、第9章に基づいて実施する監事監査、並びに会計検査院その他の行政機関や外部監査人が行う検査のこと。

取引先

本学に、所定の合意された物品、役務及び工事を供給する個人又は法人。本章において、この語は潜在的な取引可能性を持つ者も含みます。

独立の受託者

取引先のうち、本学に業務提供を行う個人又は法人をいいます。独立の受託者は、本学の被雇用者ではなく、本学の職員による管理監督を受けません。したがって、本学の被雇用者に対するものと同様の指揮、命令をすることはできません。また、基本的に独立の受託者に対し、本学の名称やデザインを含む名刺やEメールアドレスといった本学の被雇用者であると推測されるようなリソースを使用させることはできません。

認可取引先

調達セクションにより登録された取引先で、本学リソースへの日常的なアクセスを認められた者。

物理的な建物及びスペースへの立ち入りは本学施設管理ディビジョンを通じて許可される必要があり、本学への継続的又は日常的なアクセスを伴う業務のために専用のセキュリティカードが発行されます。このカテゴリには施設の工事を行う取引先を含みます。

この取引先の情報的なアクセスは、ITディビジョンを通じて許可されなければなりません。また情報セキュリティの観点から、真に必要とされる場合のみ、この取引先の本学の情報リソースへの継続的アクセスが認められます。例えば、財務や人事システムへの24時間体制の外部からのサポートサービス等が含まれます。

登録取引先

調達セクションにより登録された取引先で、納品や保守作業のために必要に応じて本学リソースへのアクセスを認められた者。

物理的な建物及びスペースへの立ち入りは本学施設管理ディビジョンを通じて許可される必要があり、出入りは防災センターにて受け付けられます。受付時に一時的なセキュリティカードが発行され、退館の都度返却されなければなりません。

この取引先の情報的なアクセスは、ITディビジョンを通じて許可されなければならず、本学による従事状況の管理が必要なときのみ本学の情報リソースへのアクセスが認められます。

営業及び販促目的取引先

製品やサービスの販促営業や資料等の提供を目的として本学を訪れる取引先。この目的においては、本学との間にいかなる金銭的取引関係も生じません。アポイントを持つ職員は、このような取引先がラボエリア等のセキュリティエリアへの立ち入る際に、エスコートする責任を有します。

派遣職員

第30章30.2.2.1.7に規定されている派遣職員。これらの派遣職員は本学との直接の雇用関係にないものの、本学の職員と同様に本章の適用を受けます。

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