28.4 責務

28.4.1 調達に関わる全ての職員

調達に関わる全ての職員は次の責任を負います。

• 本章その他本学の調達に関するルールを理解し、これを遵守します。
• 事業遂行上の要求に加え、経済性及び公平性の観点から最適な要求仕様又はその原案を策定します。
• 依頼部署の担当事務職員による購入依頼や部署発注を行うために必要な情報や書類を提供します。
• 物品の納入又は役務の完了において、納品物や成果物又はそれに付随する書面等の内容を確認し、ロジスティクスチームの職員と共に履行確認を行います。

28.4.2 担当事務職員

依頼部署の担当事務職員は、28.4.1に加えて、次の責務を負います。

• ルールに基づき、適切に部署発注又は購入依頼を遂行します。
• 調達内容や金額に関わらず、部署発注又は購入依頼において、28.3.2 の例外を除き、ERPシステムにより、ルールに規定された予算保有者の事前の承認を得ます。
• 発注した物品や役務の未納（28.8定義）が起こらないように取引先との納期確認を行います。

28.4.3 予算保有者

依頼部署の予算保有者は次の責任を負います。予算管理者及び購入依頼の最終承認者も同様の責務を負います。

• 適正な調達の実施と適正な予算の執行に責任を負います。特に、担当事務職員からの部署発注や購入依頼について、その調達内容と予算の交付要件その他の制限に問題がないかを確認し、承認の責務を負います。
• 物品やサービスの選定を含む仕様策定に関する説明責任を負います。
• 上記の部署発注や購入依頼による要請が本学の調達その他に関するルールに即していることを確認した上で承認を行います。
• 部署発注を行うときは、関連法令を順守しつつ、最良で、本学の要望に対し最も適格でふさわしい取引先を選定します。
• 承認した調達に関する監査（28.8定義）に協力します。
• 承認した調達について不正行為又は業務目的以外の調達があった場合には、その責任を負います。

28.4.4 調達担当部門

調達権限が委譲される場合（上記28.2.8.2を参照）を除き、調達担当部門は、本学の調達活動及び依頼部署から購入依頼を受けた調達について、次の権限及び責任を負います。

• 調達関連事項に関して、本学に情報を提供し、また本学にとってのリソースとなります。
• 経済性及び公平性の観点から最適な調達方法を選択します。
• 関連法令を順守しつつ、最良で、本学の要望に対し最も適格でふさわしい取引先を選定します。
• 取引条件について交渉し、価格及びベストバリューに基づいて取引先と契約を締結します。
• 全ての調達について必要な承認手続きを実施します。
• 適用される規制にしたがい、本学の調達方法を文書化し、必要な手続きを定めます。
• 最新の手続き文書の維持及び調整を行います。
• 調達に関する方針及び手続きの変更について、必要に応じ、権限委譲を受けた依頼部署及び取引先といった関係者に通知します。
• 法令及び本学の方針により求められる調達の記録を保管します。
• 本学を代表して行った調達に関する監査に協力します。
• 調達セクションは、本学の基本供給リソースとして、サプライストアを運営し、適切に管理します。
• 調達セクションは、調達した物品や役務の受領及び履行確認の基本リソースとして、物流センターを運営し、適切に管理します。
• 本学を代表し、一定以上の取引実績のある取引先から、不正行為に関与した場合には取引停止を含む処分を講じられても異議がない旨の確認書を徴します。