19.3 ルール（日程調整と会場予約）
19.3.1 居室
居室や同様の会場（研究科のため予約されている「教育用スペース」ではない会場）の予約は本学のエクスチェンジサーバー会議室予約システムを使用して行われなければなりません。予約は1年前から可能です。本学の業務に関する予約が優先されます。予定が重なるなどの調整が必要となった場合には研究担当ディーンが個別に対応します。
「共用スペース」居室の一般使用予約に関する情報については、本章の「本学「共用スペース」の一般使用」を参照して下さい。
19.3.2 カンファレンス、ワークショップ、セミナー、展示、行事
19.3.2.1 学術的行事
毎年1月に、申請者は１６ヶ月後（翌年の4月）から始まる会計年度中に本学で開催する予定の学術的行事について、ワークショップ委員会に申請しなければなりません。この準備期間は学術的行事の評価、優先順位付け、開催場所及び日程調整を行うプロセスにとって重要な意味を持つ期間です。注：学術的行事が承認された後に規模や対象を大幅に変更するには、事前にワークショップ委員会の承認が必要です。大幅な変更とは、総予算の５％以上の変更、分野別の参加者数の１０％以上の変更を言います。キャンセルによる講演者の差し替えは、これらの制限内で認められます。変更申請は、次回のワークショップ委員会会合で検討されます。変更の承認には少なくとも１ヶ月かかります。
19.3.2.1.1 ワークショップ委員会は、申請を審査し、学長に推薦を行います。不完全な申請は、審査されることなく返却されます。
- 申請は、当該学術的行事の科学的なメリット、並びに本学が主催するコスト及び利点に従って評価されます。
- 予算は、ワークショップ委員会の推薦に従って配分されなければなりません。
- 当該学術的行事のための学外からの資金助成を申請している又は獲得している場合には、その旨を当初から申請書に記述しなければなりません。
- プロボスト及び研究担当ディーンの承認に基づき、ワークショップ委員会によって決定された資金に研究ユニットの予算の補足は可能とします。
- 学生に関する参加、選考、経済的支援の基準は、詳述されなければなりません。
- 申請者は、予定している講演者の氏名・所属のリストを提出しなければなりません。
- ワークショップ委員会は、締切期日以降に提出された申請書を次回会合で審査します。
19.3.2.1.2 学術的行事は、行事（及びそのプログラム・内容・講演者）を提案するユニットと、そのロジスティックスを担当する研究担当ディーンオフィスのカンファレンス・ワークショップセクションとの間で調整されなければなりません。申請プロセスの詳細についてはカンファレンス・ワークショップ・セクションに照会して下さい。
19.3.2.1.3 出張、宿泊・施設、ウェブサイト等のロジスティックス支援は、本学のカンファレンス・ワークショップセクションが提供します。会議資料、プログラム、進行、宣伝、接待等は主催者の責任です。
19.3.2.1.4 学術的行事の組織・運営に伴う支出(ゲストの旅費や招聘に伴うその他の経費等を含む)は、副学長（財務担当）の承認を得る必要があります。
19.3.2.2 本学による、学術的行事以外の行事
オープンキャンパス、創立式典、講演、コンサートや展示等の行事は副学長（広報担当）の下で作成される指針に基づいて開催されます。
19.3.2.2.1 コロキアム委員会がコロキアムの年間プログラムを作成します。このコロキアムは通常は科学的な性質を持つものですが、必ずしも本学の研究活動と直接的な関連があるものに限りません。
19.3.2.2.2 カルチャー委員会が文化的な行事、展示、コンサートや講演の年間プログラムを作成します。
19.3.2.3 学外団体により主催／資金助成される、学術的行事以外の行事
（注：学外団体により資金助成される学術的行事については、研究担当ディーンオフィスのカンファレンス・ワークショップ・セクションに照会して下さい。）本学の会議施設やその他の施設を、非営利組織や営利企業を含む学外の団体により主催及び／又は資金助成された行事（学外主催行事）の開催に使用することができます。学外主催行事が必ずしも本学の科学・教育プログラムと直接関連している必要はありませんが、科学技術の卓越した国際研究の促進、学際的研究の推進、学生と若手研究者の育成、沖縄の自立的発展の促進といった本学の目的と一致していなければなりません。詳細は研究担当ディーンオフィスのカンファレンス・ワークショップ・セクションを通して入手可能です。
19.3.2.3.1 本学の施設の使用にはワークショップ委員会への申請書の提出が必要です（19.3.2.1.1章）。
19.3.2.3.2 日程調整、施設・リソースの仕様において、通常、本学主催の行事が、学外主催行事より優先されます。
19.3.2.3.3 全ての学外主催行事は本学のコミュニティに開かれたものでなければなりません。
19.3.2.3.4 特別な例外を除き、学外団体により主催及び／又は資金助成された行事のための本学の施設使用には、料金は発生しません。ただし、当該行事の開催により本学の収支が影響を受けてはなりません。
19.3.2.4 本学「共用スペース」の一般使用
本学は一般の方のキャンパス訪問を推奨しています。エントランスギャラリー、センターコート、カフェテリア、レストランスペース及びビレッジゾーンが開放されています。しかし研究棟への立入りは本学の職員のみに制限されます。会議やその他の行事のために一般の方が本学の施設を使用することも可能です。予約等の詳細は、第２１章（21.3章）を参照して下さい。
19.3.3 ケータリング及びその他の特別なサービス
ケータリング、及びカンファレンス、ワークショップ、コース等の開催に伴う支出（ゲストの旅費や招聘に伴うその他の経費等を含む）は、その内容に応じて、副学長（財務担当）下の調達セクションまたは調達セクション旅費担当に連絡をする必要があります。
19.3.3.1 ケータリング
行事開催時における食事の提供のため、本学は外部のケータリング提供業者と食事単価に基づく年間契約を締結します。しかし、これは独占契約では無く、カンファレンスの主催者は他のケータリング提供業者を自由に選択することができます。
19.3.3.2 宿泊
行事開催時における宿泊先の提供のため、本学は地元のホテルと部屋単価に基づいた年間契約を締結します。しかし、これは独占契約では無く、カンファレンスの主催者は他のホテルを自由に選択することができます。