39.6.1 ハラスメント以外の係争解決手続き

39.6.1.1 対象者: 本学の全ての職員は、インフォーマルあるいはフォーマルな、その他係争等に関する解決策を求めることができます。

39.6.1.2 現場でのインフォーマルな問題解決

39.6.1.2.1 職員とその上司は、その他係争等について、できるだけ当事者同士で解決できるよう効果的に対処することが期待されます。職員は、まず上司にインフォーマルの解決策を求めます。その係争がその上司の関係することであれば、職員はマネジメントの更に一段階上の者と話し合います。

39.6.1.2.2 上司とその上位の管理者は、苦情について調査を行い、問題解決のための策を講じ職員に対し書面によって回答しなければなければなりません。その職員が所属ユニット/部署内で問題が解決されていないと考えるときは、次の段階の係争解決手続き(人事担当者による係争解決)を利用することができます。

39.6.1.3 人事担当者による係争解決

39.6.1.3.1 苦情のある職員(相談者)は副学長(人事担当) に連絡し、副学長(人事担当) は先ず5営業日以内に苦情が本章の下での申立てであるかを決定し、不正行為(PRP23章)あるいは利益相反(PRP22章)の手続の下で解決されるべきものである場合には、相談者にその旨を伝えます。

39.6.1.3.1.1副学長(人事担当) に苦情を申し立てるための専用の機密性のあるメールボックスを設置しました(RWAH.HR@oist.jp)。副学長(人事担当) 又は人事担当者から2営業日以内に、返答があります。

39.6.1.3.2 苦情が本章のもとで適切に申立てられていることが確認されると、副学長(人事担当)は、相談者と所属ユニット/部署の間の係争を解決するためコミュニケーションを促進しなければなりません。副学長(人事担当)と当該ユニット/部署は、問題を調査し、苦情解決のための策を講じなければなりません。

39.6.1.3.3 副学長(人事担当)は、追加の日数が必要でない限り、係争が申し立てられてから15営業日以内に、相談者に対し、書面により回答しなければなりません。追加の日数が必要であるときは、相談者に対し、回答予定日を連絡しなければなりません。

39.6.1.4 委員会による係争解決

39.3.1.4.1 人事担当者によって問題が解決しなかった場合には、相談者は、委員会レベルの解決手続きを活用することができます。係争処理委員会(Dispute Resolution Committee: DRC)による審査を求めるときは、その請求を書面により副学長(人事担当)に提出しなければなりません。

39.6.1.4.1.1 COOは、個々の事案ごとに、3人以上のDRCの委員を選任します。委員の指名はCOOが行います。委員には、外部の有識者を含めることもできます。

39.6.1.4.2 DRCは、書面による請求を受理してから15営業日以内に設置、召集され、係争を検討しなければなりません。DRC招集のために追加の日数が必要である場合には、更に15営業日延長することができます。

39.6.1.4.3 DRCは、当該事項を公平かつ機密性に配慮して調査・検討し事実関係や状況を把握し、それに基づいて解決策を勧告します。DRCは、原則として最初に招集されてから20営業日以内に勧告を作成しなければなりません。検討完了のために追加の日数が必要な場合には、この期間は、更に20営業日延長することができます。

39.6.1.4.4 DRCは、作成した報告と勧告をCOOに提出しなければなりません。COOは、DRCの報告と勧告受領から30営業日以内に、当該事案に対する最終的な処置を行わなければなりません。COOが更に日数が必要なときは、この期間を更に30営業日延長することができます。

39.6.1.4.5 COOの裁定は学長の承認を得た後に、本学の最終解決策となります。最終解決策が執行されたあと、COOは相談者に当該事案が終結したことを書面により通知しなければなりません。プライバシーへの配慮から、OISTは最終解決策の詳細を相談者には知らせないことがあります。

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