42.5　手続き

42.5.1 オンブズ・オフィス訪問時間

オンブズ・オフィスへの相談者は誰でも、オンブズ・オフィスに連絡し、受付時間内に訪問することができます。

42.5.2 オンブズパーソンとの面会の予約

オンブズパーソンとの面会は予約制です。オンブズパーソンとの面会の予約は、依頼のEメールを送信するか、オンブズ・オフィスの受付時間内に［リンク］に電話して申し込むことができます。オンブズ・オフィスへ訪問の機密性を保持するため、本学において兼務を有するオンブズパーソン又はオンブズ・オフィスのスタッフは、物理的にオンブズ・オフィスの外にいる間は、オンブズ・オフィスにおける役割を求められません。

42.5.3 オンブズパーソン又はオンブズ・オフィスとのコンタクト

オンブズパーソンとのすべてのコミュニケーションの機密性を保持するため、オンブズパーソンに関する通信はすべてEmail［リンク］に送信されなければなりません。オンブズパーソンのOIST又は個人のEメールアカウントに送信されたメールは、未読のまま返送され、受信者のコンピュータから完全に削除されます。

42.5.4 オンブズパーソンの任命

学長がオンブズパーソンを任命します。理事会がその任命を承認します。任期は、学長が決定し、更新することができます。

42.5.5 オンブズパーソンの解任

オンブズパーソンは、任期満了時を除き、職務怠慢、不正行為又は医学的に能力がなくなった場合に限り、公正な手続きと手順によってのみ、解任することができます。オンブズパーソンに関する苦情は、学長によって処理されます。学長は適切な手順を定めます。

42.5.6 オンブズ・オフィスのスタッフの任命

オンブズ・オフィスのスタッフの任命は、オンブズパーソンの裁量で行われます。