29.8 定義

報告義務計画 

雇用者が職員に経費を精算し、当該職員への当該精算が課税対であると報告する必要がない計画。職員は業務の目的を文書化し、経費を証明して、証明できる経費を上回る金額を雇用者に返金しなければなりません。

本拠地外

事業経費の目的において、「本拠地」とは個人の住居ではなく個人の通常の勤務地を指します。旅費が事業経費として認められるのは、出張者が本拠地外の一時業務場所にいる場合です。

適正事業経費

本学の進行中の職務を促進又は支援する物品又はサービスのための通常の妥当な料金。

許容経費

本学事業の主たる利益のために発生し、そのため、本学の許可に基づき、又は、公的又は私的に支援を受けた合意の条件により、精算又は本学への直接請求が認められる、必要かつ妥当な適正経費。

出張

本学の業務のための旅行。

車両保険

レンタカーのいかなる損害も補償する保険。レンタカーを利用する際には必ずこの保険に入らなければなりません。

直接払い込み

本学が職員の銀行口座に直接払い込む支払い方法。この方法は、本学の職員であり、給与支払いに直接払い込みを選択している場合のみ、旅費の支払いに利用することができます。

国内出張

日本国内の出張。

長期出張

連続30日を超える出張。

外国人

日本国民ではない者。

職員 職員とは、本学に直接雇用されている者をいいます。定年制雇用又は任期制雇用の場合があります。本学に直接雇用されている非常勤職員も職員と見なされます。

国外出張

日本から国外への出張及び国外における出張。

謝金

専門的なコンサルティング、セミナーやゲストの講演、又は本学の委員会への参加など本学の依頼に基づく業務の個人に対する謝礼として支払うもの。

雑費

「食事代及び雑費(M&I)」のための日当に含まれる少額の経費。

中核管理職

学長に直接報告を行うスタッフ。

宿泊費

宿泊するための手当で朝食代を含みます。

諸経費

(タクシー、空港シャトルサービス、公共交通など)地上交通の経費及びその他の非個人経費。諸経費にはチップ、郵便料金などが含まれます。

赴任旅費

職員の新たな通常勤務地への移動に関連する旅費。

正式出張

本学の認められた業務での「本拠地」(通常勤務地)とその他の場所の間の出張。個人の住居と通常勤務地の間の移動は通勤であり、正式出張ではありません。

通常必要妥当経費

一般的で通例である場合、経費は通常であるとします。業務に適切で役立つ場合、経費は必要であるとします。同様の状況において賢明な人物に発生しうる場合、経費は妥当であるとします。

領収書原本

 

 

取引の処理の文書化と証明のためにサプライヤー又はサービス提供者が発行した売買の領収書又は請求書の原本。領収書原本がない場合又は必要な情報が記載されていない場合、支払い済み小切手、クレジットカードの領収書、サプライヤーの明細書又は支払い通知も認められます。

外勤

宿泊を伴わない80km圏内での出張。

提携/指定旅行代理店 PTA

航空運賃、ホテル、レンタカーなど、旅行関係サービスについて、本学のディスカウント又は優遇サービスを提供する旅行代理店 。

日当

 

1泊以上の出張のための食事及びその他の補助的経費の標準的な手当(標準日常手当DSAと同じ)。

個人経費

衣服、かばん、洗面用具、新聞、雑誌、映画その他の娯楽などの個人的な品目の経費 

支払い証明

日付、金額が示され、支払いが行われたことを示す文書(現金レジ領収書、クレジットカード領収書、銀行若しくはクレジットカードの明細書、小切手のコピー又は支払い済み小切手)。

領収書

何かを受け取ったことの書面による確認。領収書の中には、日付、金額、物品又はサービスの内容など、報告義務計画ルールで必要とされる重要情報が含まれていないものもあります。

署名権限

部署の業務用口座からの支払いを認める権限。

上級職

理事長・学長、副理事長、首席副学長、プロボスト、COO、ディーン、副学長、教員、監事。

スポンサープロジェクト

本学が外部のスポンサーのために特定の業務範囲内で実行することに合意した、締結済みのプロジェクト(助成、契約又は協力合意)。

スポンサー機関

スポンサープロジェクトに資金を提供する政府又は民間の組織。

標準日常手当(DSA

「日当」参照

具体的証拠

 

経費が発生したこと又は支払われたことを証明する、発生したコストについての領収書原本、業務目的、日時及び場所、同席者名を記載した文書及び該当する経費報告書又は証票など、発生した事業経費の裏付けとなる文書。

十分な文書証拠

 

全体的に見た場合、報告義務計画ルールに基づく経費及び業務目的を証明する情報及び文書。誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのくらいが含まれている場合、十分な文書となります。

監督者

監督者とは、職員の実績を評価し、給与水準を提案し、雇用決定の権限を有する者を指します。

一時業務場所

 

各自の通常業務場所以外の業務場所。出張者が「本拠地外」の一時業務場所にいる場合のみ、旅費は事業経費と認められます。12カ月以上の継続が予想される職務は一時ではなく無期限とされます。 

処理権限

本学による財源の受け取り又は支出を認める権限。

出張仮払金

出張の前に出張者に対してまたは出張者のために支払われ、本学の経理システムで受取勘定として記録される支払い金。

旅費

税務上認められる、本拠地外の一時業務場所への出張の通常必要妥当経費。

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