28.3.1 仕様書の作成

依頼部署は、調達する物品や役務及び工事の内容を正確に取引先に伝え、また発注及び契約後の履行を確実にするため、調達にあたって、調達内容を正確に記述した仕様書を作成します。取引先の選定に用いる価格情報は、このように作成された仕様書を取引先に提示することによって入手する必要があります。作成された仕様書は、発注又は契約時の契約条件の一部として扱われます。ただし、調達額が150万円に満たない場合で、かつ仕様書による確認なしに調達内容を取引先に確実に伝達できる場合には、仕様書の作成を省略することができます。

28.3.1.1 大型設備の仕様策定
調達額が5,000万円を超える大型設備（研究機器等）の調達にあたっては、28.5.2 大型設備の調達に関する細則に定められたルールにしたがって、仕様書を作成しなければなりません。また統合業務システムの調達に関する要求仕様の策定は、第１７章17.5.7にも必要な手続きが記述されています。

28.3.1.2 要求仕様の策定
要求仕様を策定するときは、候補となる製品やサービスについて可能な限り市場の情報収集を行い、競争性に留意した準備を行うことが重要です。また28.3.1.1に仕様策定の方法が指定されている場合を除き、製品やサービスの選定を含む仕様策定に関する説明責任は、依頼部署の予算保有者及び購入依頼の最終承認者にあります。