26.3.1 金銭等の経理及び出納

本章における「金銭」及び「有価証券」の意義は以下のとおりとします。

「金銭」とは、現金(小切手、郵便為替、振替払出証書及び支払通知書を含む。)及び預金(郵便貯金及び金銭信託を含む。)を指します。

「有価証券」とは、国債、地方債、政府保証債(その元本の償還及び利息の支払について政府が保証する債券をいう。)その他内閣総理大臣の指定する有価証券を言います。

26.3.1.1  経理責任者
権限及び責任:
経理責任者は、経理全体の責任者とし、予算執行等の会計取引を正確かつ迅速に処理し、収納及び支払を行わなければなりません。
 

学園の経理責任者は、副学長(財務担当)とします。

26.3.1.1.1  経理責任者は、業務の一部を別の職員に行わせることができます。

26.3.1.1.2  また、経理責任者に事故等があるときは、COOが命じた者が業務を代理することができます。
事故等とは、次の事項に該当する場合とします。
  1. 欠員となったとき。
  2. 休暇、欠勤等により長期にわたりその職務を執ることができないとき。
  3. 業務のため、長期にわたり出張するとき。
26.3.1.2  出納及び出納責任者
金銭の出納、保管は、経理責任者の統轄の下に出納責任者が行います。

 

26.3.1.2.1  出納業務を所掌する経理セクションのマネジャーは、学園の出納責任者としての役割を果たします。

26.3.1.2.2  出納責任者は、業務に関係のない金銭又は有価証券を受け取り又は支払ってはいけません。

26.3.1.2.3  出納責任者は、現金の出納事務について、所属の職員のうちから出納担当者を指名してその事務を行わせることができます。

 
26.3.1.3  金融機関等との取引
金融機関等における預金口座の開設又は廃止の手続きについては、経理責任者が行います。

 

26.3.1.3.1  預金口座の開設は、原則として理事長・学長の名義をもって行います。

26.3.1.3.2  金融機関等に対して使用する印章の保管及び押印については、出納責任者が行います。

26.3.1.4  現金等の保管
出納責任者は、現金は、必要最低額を除き、金融機関等に預託しなければなりません。

26.3.1.4.1  有価証券の保管については、原則保護預けとします。

26.3.1.4.2  出納責任者は、現金及び金融機関等の通帳を保管する場合には、安全確実な場所に格納し、保管に万全を期さなければなりません。

26.3.1.4.3  26.2.5の規定に定める現金出納帳を整備し、受払の都度、記帳しなければなりません。

26.3.1.4.4  26.3.1.4.1の規定に係らず、有価証券を手元で保管する場合には、26.3.1.4の規定と同様に取り扱います。

26.3.1.4.5  郵便切手、金券その他学園が認めた証紙等については、現金に準じて保管するものとします。

26.3.1.4.6  26.3.1.4.5の規定についても、受払簿を整備し、受払の都度、記録しなければなりません。

26.3.1.5  小口現金
経理責任者は、小額でなおかつ緊急な支払のため、小口現金を保管することができます。

 

26.3.1.5.1  小口現金の管理については、26.3.1.6から26.3.1.12の規定に定めます。

26.3.1.5.2  26.3.1.5.1の規定に関して、小口現金出納帳を整備し、受払の都度、記帳しなければなりません。

26.3.1.6  小口現金出納責任者及び担当者
小口現金の出納は、出納責任者の監督のもと、小口現金出納担当者(以下「担当者」という。)が行います。
 
26.3.1.7  小口現金の設置
経理責任者は、小口現金の設置が必要であると認めたときには、小口現金の限度額及び管理上必要な事項を定め、COOに報告し、承認を得なければなりません。

26.3.1.7.1  26.3.1.7の規定に基づきCOOが小口現金の設置申請を許可したときには、担当者は出納責任者に小口現金請求書を提出します。

26.3.1.7.2  ただし、小口現金は、20万円を限度します。

26.3.1.8  小口現金の出納・保管
担当者は、小口現金を私金と混同してはいけません。また、これの出納保管に当たっては、厳格に行う必要があります。

26.3.1.8.1  担当者は、小口現金出納帳に収支を記帳し、毎月小口現金の在り高と照合しなければなりません。

26.3.1.9  小口現金の支払
小口現金による支払は緊急やむを得ない場合及び現金払を必要とする場合に限り、業務上必要な経費単位内で行えることとします。

26.3.1.9.1  小口現金による支払は、相手方の領収書と引換に行うものでなればなりません。

26.3.1.9.2  担当者は、現品を提示させる等の方法により、学園が支払うべき経費であることを確認しなければなりません。

26.3.1.9.3  立替払を行うに当たって所定の手続きを必要とする場合は、小口現金による支払は行ってはいけません。

26.3.1.10  小口現金の出納報告及び資金請求等
担当者は、毎月末に26.3.1.9の規定に定める支払に関する証票を添付した小口現金出納報告書を作成し、出納責任者の承認を受けなければなりません。 

26.3.1.10.1  出納責任者は、26.3.1.10の規定に定める承認を行ったときは、小口現金出納報告書及び小口現金出納帳(写)を翌月の資金請求を兼ね、経理責任者に提出します。

26.3.1.11  小口現金の廃止
経理責任者は、小口現金を置く必要がなくなったときは、すみやかに出納責任者に廃止手続きを実施させ、これをCOOに報告し、廃止の承認を得ます。

26.3.1.11.1 COOより廃止の承認を得た場合、経理責任者は、出納責任者に小口現金廃止の手続きを取るよう指示します。

26.3.1.11.2 廃止手続きが終了した際には、経理責任者は、COOにその旨を報告しなければなりません。

26.3.1.12  監督及び検査
出納責任者は、小口現金による経理の適正を確保するため、必要な監督検査をしなければなりません。
 
26.3.1.13  出納手続き
出納責任者は、必要な証票が添付された伝表に基づき現金の授受を行います。
 
26.3.1.14  債権の発生
経理責任者は、収入の原因となる事象が生じた場合には債権の発生を認識し、債務者に対して債務の履行請求を行います。
 
26.3.1.15  債権の発生通知
経理責任者以外の者が収入の原因となる事象の発生を知った場合には、経理責任者に書面にてその旨を通知しなければなりません。
 
26.3.1.16  債務の履行請求
経理責任者は金銭の収納に当たり、別に定める請求書を発行します。ただし、以下に定める場合にはこの限りではありません。

(1)事前に振込依頼書を送付又は手渡す場合(論文コース手数料、講習料等)

(2)現金で収納する場合

(3)経理責任者が特に請求書不要と認める場合

26.3.1.17  出納
出納責任者が金銭を収納する場合には、原則として、金融機関等への振込により行わなければなりません。ただし、経理責任者が業務上必要と認めた場合には、現金の収納等他の方法により収納することができます。
 

26.3.1.17.1  出納責任者は、本章の内容に従い現金で収納したときは、経理責任者が特に必要と認めた場合のほかはすみやかに金融機関等に預け入れなければなりません。

26.3.1.18  督促
経理責任者は、納入期限までに収納されない債権があるときは、遅滞なく債務者に督促し、納入の確保を図らなければなりません。
 
26.3.1.19  債権の放棄等
経理責任者は、重要な財産以外の債権の全部若しくは一部の放棄又は当該債権の効力の変更をする場合は、COOの承認を得なければなりません。
 
26.3.1.20  領収書の発行
出納責任者は、金銭を収納したときは、別に定める領収書を発行します。

26.3.1.20.1  金融機関等への振込によって入金されたときは、26.3.1.20の規定で定める領収書の発行を省略することができます。

26.3.1.20.2  領収書の発行及びその管理は厳正に行われなければなりません。

26.3.1.20.3  領収書には出納責任者の領収印及び出納担当者の印を押印します。

26.3.1.20.4  領収書を再発行するときには、会計伝票等により金銭を収納している旨を確認し、領収書に「再発行」の旨を記し、金銭を収納した旨を確認した会計伝票等の写とともに再発行した領収書の控を保管しなければなりません。

26.3.1.21  領収書の管理
領収書は、出納責任者が管理を行います。

26.3.1.21.1  出納責任者は、領収書を受払簿により連番管理しなければなりません。

26.3.1.22  支払の決定
経理責任者は、検査等に基づいて速やかに債務を認識し、支払条件に基づいて出納責任者に支払を命じなければなりません。
 
26.3.1.23  支払の方法
出納責任者は、原則として金融機関等への振込によって支払を行うものとします。ただし、職員に対する支払、小口現金払その他必要がある場合は、通貨をもって行うことができます。

26.3.1.23.1  出納責任者は、支払を行った際、領収書を徴収しなければなりません。ただし、振込の場合は銀行振込通知書等により代用することができます。

26.3.1.24  支払期日
支払は、別に定めのあるものを除き、原則として月末締めの翌月末払いの月一回とします。ただし、以下の事項については、定められた期日に支払います。

(1)給与

(2)   旅費・謝金

(3)   支払期限のある公共料金、外国送金等

(4)   外国人講演者等の旅費及び謝金

26.3.1.24.1  支払日が金融機関等の営業日でない場合には、その前日の営業日とします。

26.3.1.25  代理受領者の領収書徴収義務
債主に代わって支払を受けた職員は、債主から領収書を徴収し、経理責任者に提出しなければなりません。
 
26.3.1.26  預り金等
経理責任者は、出納責任者が学園の収入又は支出とならない金銭の受払を行った場合には、預り金又は立替金として処理しなければなりません。また、預り金は、原則として利子を付しません。
 
26.3.1.27  前金払
経費の性質上又は業務上必要があるときは、副学長(財務担当)が別に定める場合に限り前金払をすることができます。[Link: 前金払及び立替払に関するガイドライン]
 
26.3.1.28  概算払
経費の性質上又は業務上必要があるときは、次に定める場合に限り概算払をすることができます

(1)   海外旅費交通費

(2)   経理責任者が特に必要と認めた経費

ただし、概算払した経費は速やかに精算しなければなりません。

26.3.1.29 立替払
職員は、業務上必要があるときは、副学長(財務担当)が別に定める場合に限り立替払をすることができます[Link: 前金払及び立替払に関するガイドライン]

ただし、立替払は速やかに精算しなければなりません。

立替精算の際の為替レートは、前月の学内レートを適用します。

26.3.1.30 即支出
経費の性質上又は業務上の必要があるときは、副学長(財務担当)が別に定める場合に限り即支出をすることができます。[Link: 即支出に関するガイドライン]
 
26.3.1.31  金銭の照合
出納責任者は、現金の手許有高を、毎月末現金出納帳と照合し、銀行預金等の実在高も毎月末に帳簿と照合しなければなりません。
 
26.3.1.32  金銭の過不足
出納責任者は、金銭に過不足が生じたときは、速やかにその事由を調査して、経理責任者に報告し、その指示を受けなければなりません。

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