17.3.4 調達、外部委託、IT資産
OIST IT資産の購入は目的に合ったものでなければなりません。 また、それらは適切に調達、監査、再利用、処分がなされなければなりません。 IT資産の購入には、本学の調達に関する基本方針・ルール・手続きに加えて、本章が適用されます。
調達経路や予算にかかわらず、本学が調達した、寄付された、又は受領したIT資産は、納品された時点で、OIST ITスタッフによって物理的に検査されなければなりません。この検査には、資産の効率的な追跡と監査を可能にするために行われる消せない資産マーキング（ただしCIOによって承認されたものを除く）、OIST構成管理データベース（CMDB）への登録が含まれます。
IT資産が、例えば顕微鏡に付属する制御PCといった大規模な研究装置又は器具に不可欠な部分となっているものについては、資産マーキングやOIST構成管理データベースへの登録が免除されることがあります。 そのような場合には、当該資産の保有者はOIST ITと協議することになります。
OIST ITの設備（サーバールーム、ネットワークスペースなど）に収容する予定のIT資産は、その購入前に、OIST ITと協議する必要があります。
17.3.4.1 事務部門におけるIT資産の調達
コアファシリティ及び事務部門は、OIST ITを通じてIT資産を調達又はアップグレード（1万円以上のソフトウェアの調達を含む）する必要があります。
これは、IT資産を標準化し効率的に購入するためです。 事務部門のIT資産の購入又はアップグレードのリクエスト手順は、17.5.1で詳述します。
事務部門における全てのIT資産はOIST ITの管理下にあり、購入の経緯や購入のために使用された予算にかかわらず、本章の対象となります。
17.3.4.2 研究ユニットにおけるIT資産の調達
研究ユニットにおいては、IT資産を購入する前に、OIST ITに相談することを強く推奨します。 研究ユニットが相談せずに購入した場合、OIST ITが当該IT資産に対してサポートできる範囲が限定される可能性があります。また、その場合、OISTネットワークへの接続は保証されません。 それぞれのデバイスごとのサポートレベルは、SLAに詳述されています。研究ユニットにおけるIT資産の調達プロセスは、17.5.3に記載されています。
大規模な研究装置の一部として調達されるもの又は研究装置に付属するIT資産は、信頼性と性能を考慮して選定する必要があります。
これらの資産の信頼性は、重要な研究機器の生産性に大きな影響を与えます。 これらの購入にかかる選定に関するガイドラインは、研究ユニットにおけるIT資産の調達プロセスに記載されています。
17.3.4.3 コーポレートカードによるIT資産の調達
コーポレートカード（P-Card）でのIT資産の購入は制限されています。26.3.7を参照してください。オンラインベンダーからのIT資産の購入は、OIST ITを通じてのみ行うことができます。
17.3.4.4 IT資産のトラッキング
本学が全て又は部分的に所有しているIT資産には、OIST資産管理エージェントをインストールする必要があります。このエージェントは、IT資産の動的監査を可能にし、年次の資産実査にかかる経費や作業工数を大幅に削減します。 これは事務部門の全てのIT資産に義務化されており、研究ユニット内のIT資産については強く推奨されています。
17.3.4.5 IT資産の移管
あらゆるIT機器の使用者又は所有者の移管は、ユーザーの変更、セクションの変更又は研究ユニットの変更を含み、OIST ITを通じて行われる必要があります。これにより、資産の登録情報とCMDBの内容が最新の状態に保たれ、また、セキュリティや個人情報保護の違反を防ぐため、移管前にデバイス上のデータは安全に消去されます。 ユーザー又はセクションとユニットとの間でIT資産を移管するプロセスについては、17.5.5を参照してください。
17.3.4.6 OIST敷地外でのIT資産の利用
出張や自宅での作業などの目的により、IT資産をOISTの敷地外に持ち出す場合は、事前にITディビジョンから許可を得る必要があります。ラップトップ及びモバイルデバイスの場合、この許可はデバイスの配付時にユーザーが署名した利用承諾書に組み込まれています。
17.3.4.7 IT資産の廃棄
全てのOIST IT資産は、購入の経緯やその予算元、OISTがその一部又は全部を所有しているかにかかわらず、ITディビジョンを通じて廃棄されなければなりません。
17.3.4.8 IT資産の盗難、紛失または破損
ユーザーはIT資産の盗難、紛失または破損についてITヘルプデスクに速やかに報告しなければなりません。