12.4 責任
12.4.1 役職員
本学の役職員は、情報開示、個人情報保護、適切な文書管理の重要性について認識しなければなりません。さらに個人情報を含む法人文書を、直属の管理職員及び各部署の長の指示の下、関係法令及び本方針に従い、適切に管理しなければなりません。
12.4.2 COO
COOは、本方針の全般的な管理について責任を負います。(総括文書管理者)
総論
- 本方針の維持管理及び方針の施行のため必要となるガイドラインの策定
- COOの下の職員より監査責任者を任命し、個人情報を含む法人文書の管理状況について、実地検査及び監査を実施させます。
- 必要な監督業務を行い、職員に対して必要な研修及びガイダンスを実施します。
- 関係法令の規定に従い、内閣総理大臣及びその他関係大臣に対して報告を行います。
文書管理
- 法人文書ファイル管理簿を作成・更新します。
- 学内アーカイブを管理します。
- 法人文書の国立公文書館への移管について必要な措置を講じます。
情報開示
- 情報公開請求を受理・処理し、開示・不開示の決定を行います。さらに開示請求者と連絡を取ります。
- 情報公開に関する審査基準について定め、さらに開示方法及び手数料について詳細なルールや手続きを設けます。
個人情報保護
- 本方針の施行と個人情報保護に関する重要事項を決定する上で必要な学内の円滑なコミュニケーションの推進及び調整を行います。
- これには、必要に応じて以下の者から構成される委員会を開催し、委員長を務めることを含みます。
- 最高情報責任者
- 統括弁護士
- 研究科長
- 副学長（人事担当）
- その他議題に関係する職員
- 個人情報についての開示請求、訂正請求及び利用停止請求について受理・処理を行います。さらに開示請求者と連絡を取ります。
- 個人情報に関する請求についての審査基準及び開示方法、手数料について詳細なルールや手続きを定め、公表します。
12.4.3 部署の長
各部署の長は、担当する部署において、以下の事項について本方針を施行する責任を負います。なお、施行する事項は、以下の事項に限られません。
文書管理
- 各部署内で作成又は取得された法人文書のファイルを作成し、更新します。
- 法人文書の学内アーカイブへの移管又は部署内での保存期間が満了した法人文書の廃棄に必要な措置を講じます。
- 文書管理担当者の任命と本方針に沿った必要な業務実施を指示します。
- 各部署内における文書管理状況について年に１度審査を行い、その結果をCOOへ報告します。
情報開示
- 各部署で保存されている法人文書のうち、開示請求のあった法人文書をCOOに提出します。さらに必要に応じて開示請求の処理に協力します。
個人情報保護
- 各部署内で個人情報を取り扱う担当者を指名します。
- 各部署内で個人情報保護に関する必要なガイダンスを提供し、必要な監督を行います。
- 各部署で保存されている開示請求、訂正請求又は利用差し止め請求の対象となる個人情報を含む法人文書をCOOへ提出します。さらに必要に応じて当該請求の処理に協力します。
各部署の長が上記の責任及び権限を当該部署に所属する職員へ委任する場合、その部署の長は、COOへその権限委任について報告しなければなりません。
文書管理担当者は、部署の長の監督の下、各部署内で保管している法人文書を管理する責任を負います。
12.4.5 アーカイブ担当者
COOの監督の下、学内アーカイブに保存されている法人文書を管理し、法人文書ファイル管理簿を作成します。
12.4.6 最高情報責任者（CIO）
COOと協力し、個人情報が含まれる電子記録の適切な管理及び保護の確保のため必要な措置を行う責任を負います。