12.2 留意すべき事項
12.2.1 法的義務
特別な法律に基づき設置され、納税者により支えられている日本の教育機関として、本学には次に掲げる法律が適用されます。本学は、国内の私立大学に比べ、一般社会に対して高いレベルの透明性を確保し、説明責任を負っています。本学は、これらの法律によって課せられる責務を果たす必要があります。
- 公文書等の管理に関する法律 （平成２１年法律第６６号） （公文書管理法）
- 独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律 （平成１３年法律第１４０号） （情報公開法）
- 独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律 （平成 １５年法律第５９号）（個人情報保護法）
この章自体も法律により開示（公表）の対象となっており、本学の外部ウェブサイトに掲載されます 。
12.2.2 原則
本学の業務に関する全ての文書は、その内容にかかわらず、慎重に取り扱わなければなりません。
12.2.2.1 特に、出張等の合理的な目的のために文書等を執務室から外に持ち出す場合には、最大限の注意を払い取り扱わなければなりません。文書を保管するため、携帯型の電子機器を使用する場合、使用後又は当該機器を他人と共有するときは、当該文書のコピーがその機器に残されていないことを確認しなければなりません。
12.2.2.2 本学を離職する場合、職員は保管している全ての文書を後任者又は直属の上司に引き継がなければなりません。
12.2.3 電磁的記録（電子文書）
本学では、より正確かつ効率的な業務遂行のため、電子システムを導入しています。また、業務のペーパレス化の推進は、本学の環境保護に対する目標を達成することにもつながります。このため、本学の役職員は、できる限り文書を電子媒体で作成し、保管することが推奨されます。また、原則として、内部の事務連絡や通知は、メール又は本学の学内向けウェブサイトへの掲載によって提供されます。
本方針では、電子文書は、その形態にかかわらず、紙媒体の文書と同様の重要性を持つものとして扱われます。同時に、電子文書に関しては、改ざん、漏えい、消失等の特有のリスクがあることから、それらの防止には、特に注意を払う必要があります（同章12.3.6.3, 12.3.6.4及び第１７章「情報技術とセキュリティー」を参照）。
12.2.4 研究室における文書
本方針の適用範囲は、本学の事務部門に限るものではありません。本学においては、教育研究活動における柔軟性が推奨される一方で、全ての教員、学術機能及び研究機能をサポートする職員についても、本方針の対象として分類される文書（12.8.2法人文書）を作成、取得、保存する際には、この方針の内容に従う責任を負います。
研究室で作成又は管理される法人文書には、例えば次のものがあります。ただし、これらに限られるわけではありません。
- 研究機器の購入依頼
- 予算執行計画及び執行報告
- 研究費等申請書類
- 研究評価に関する記録
- 教授会や他の委員会等における議事録及び配付資料
研究データ、研究論文、その他の研究活動の中で作成され、本学の役職員が組織的に用いるものではない文書については、法人文書とはみなされません。