10.5 手続き

10.5.1 恒久的・準恒久的なスペースの割当てに関する要求方法

所定の様式に記入し、スペース・アロケーション・コミッティに提出してください。スペース割当ての要求は、同委員会により、利用可能なスペース及びその他の要求事項を考慮した上で処理されます。
（注）教室や類似の教育用スペースの割当てについては、研究科長のオフィスを通じて調整されます。

10.5.2 施設及び建物の改修に関する要求方法

まず初めに、副学長（施設管理担当）又は施設管理ディビジョンのいずれかのセクションリーダーに連絡してください。要求について予備的な評価が行われ、これが実現可能であるとみなされる場合は、仕様、実施希望時期などについての詳細な情報を求められます。提案された工事が大規模なものである場合（改修の範囲を超える場合）には、副学長（施設管理担当）から役員及びシニアレベル・エグゼクティブ（上級幹部職）に提案し、検討が行われます。内部で改修することができる場合もあれば、外部の専門家もしくは受託業者に依頼することが必要になる場合もあります。

10.5.3 新規の建設の要求方法

まず初めに、副学長（施設管理担当）に連絡してください。同副学長は要求について予備的な評価を行います。これが実現可能であり、また本学の総合的なマスタープランに従っているとみなされる場合は、必要とされるスペース、仕様、実施希望時期などについての詳細な情報を求められます。新規の建設は、多くの場合、その後の会計年度において特別な予算要求及び予算配分が必要となるため、要求は十分に余裕をもって事前に行ってください。

10.5.4 セキュリティ・パスの入手方法

新規に着任した職員のセキュリティカードは人事採用サポートセクションから、学生のセキュリティカードは学生支援から、それぞれ施設管理セクションに申請されます。その他の者（取引業者、ゲスト、受託業者、訪問者等）に対するセキュリティカードの申請は、要求ユニット又はセクションの責任者の承認を得た上で、所定の申請様式を用いて、施設管理セクションに対して行ってください。申請は少なくとも３日前に行う必要があります。

10.5.5 セキュリティ・パスのアクセス権限の変更方法

セキュリティカードのエリア・アクセス権限の設定変更に関する申請は、変更申請者の上司の承認又は関係する施設管理担当者の承認を得た上で、所定の申請様式を用いて行ってください。申請は少なくとも３日前に行う必要があります。

10.5.6 セキュリティ・パスの学外者の利用に関する申請方法

学外者（訪問者、ワークショップ参加者等）にセキュリティ・パスを貸与することに関する申請は、担当するセクション又はユニットの責任者の承認を得た上で、所定の様式を用いて行ってください。申請は少なくとも１週間前までに行う必要があります。

10.5.7 鍵の利用及び合鍵作成の申請方法

施設内の居室又は設備の鍵は必要に応じて提供されます。鍵の利用の申請は、担当するセクション又はユニットの責任者の承認を得た上で、所定の様式を用いて行って下さい。また、合鍵が必要な場合には、所定の様式を用いて施設管理セクションに申請してください。利用者は自ら鍵を複製してはなりません。申請は１週間前までに行う必要があります。

10.5.8 セキュリティ・パス又は鍵の紛失時の対応

セキュリティ・パス又は鍵を紛失したときは、直ちに施設管理セクションに連絡してください。上司に状況を説明し、その承認を得た後、所定の様式を用いて通知を行ってください。全力で紛失物の発見に努めてください。紛失状況を説明する書面の提出を求められる場合もあります。

10.5.9 施設又は居室のセキュリティ設定の変更方法

施設又は居室のセキュリティ設定を変更するには、当該スペースの責任者の承認を得て、所定の様式を用いて施設管理セクションに申請を行ってください。申請は１週間前までに行う必要があります。プログラミングの変更や改修工事が必要なときは、個別の協議の後に変更日が設定されます。

10.5.10 特別な清掃サービスの実施申請

日常的に予定されている清掃又は定期的な清掃以外の清掃が必要なときは、所定の様式を用いて施設管理セクションに申請を行ってください。原則として、申請は１週間前までに行う必要があります。ただし、実験中に事故があった場合や他の緊急時には、施設管理セクション又は中央防災センターに直接連絡することができます。この場合、清掃が行われた後に様式を提出してください。

10.5.11 駐車場の短期間利用の申請方法

キャンパスツアー、行事、委員会、ワークショップ等のために短期間、駐車場を確保する必要があるときは、所定の様式を用いて申請してください。申請は１週間前までに行う必要があります。

10.5.12 大学内での作業実施の申請方法（工事、設備の設置等）

取引業者又は受託業者が施設内で作業を行うときは、所定の様式を用いて申請を行ってください。申請は２週間前までに行う必要があります。また、施設内の作業は作業実施計画に沿って行わなければなりません。

10.5.13 施設の状態に関する苦情の提出方法

空調、施設の清掃状況、又はその他施設若しくは建物に関するサービスについての一般的な問題があるときは、所定の様式を用いて、苦情を提出してください。施設管理セクションが問題を調査し、必要があれば緊急の対応をとります。いかなる状況においても、施設管理セクションは１週間以内に対応を行います。