副学長(技術開発イノベーション担当)付エグゼクティブアシスタント

沖縄科学技術大学院(OIST:www.oist.jpを参照)は、沖縄県にある、革新的モデルを目指す科学技術に特化した大学院大学です。本学は、85ヘクタールの敷地に広がる大自然の中に設立され、美しい海岸とサンゴ礁を見下ろす場所に位置します。キャンパスは建築学的観点から見ても印象的なこだわりが施され、その自然の中にある大学施設を際立たせています(OIST campus video tour)。学部の壁を作らないことで、学際的な研究成果を生み出せる環境を提供し、学内の誰もが、最高水準のリソースへのアクセスと研究機器の利用が可能で、共同研究に生かせるような仕組みを整えています。学内では英語を公用語とし、50ヵ国以上から集まる研究者コミュニティは真の国際性を有しています。OISTは、教育および研究における卓越したモデルとして、世界の学術界からの認知度が急速に高まっています。

ディビジョンの特徴

技術開発イノベーションセンター(TDIC)は、OISTとその周辺地域のイノベーションを促進し、経済成長を加速させています。TDICはOISTの技術開発と商業化のハブとなり、大学の研究、世界水準のインフラ、学際的な環境、リスクをとる文化を活用して、研究室で生まれた技術を社会的・経済的に利益をもたらすイノベーションに変えていくことを使命としています。

ポジション概要

技術開発イノベーション担当副学長付エグゼクティブアシスタントは、副学長を1対1で事務・管理業務を高いレベルでサポートします。また本ポジションは、副学長室に関連するすべての事項について、社内外の窓口として連携を行います。

Location 

〒904-0495 沖縄県国頭郡恩納村字谷茶1919-1

Responsibilities 

  1. 副学長のために以下のような幅広い管理業務を行う:
    スケジュール管理、経費報告書の作成、出張プランや旅程・アジェンダの手配、出張を伴う会議のための書類の作成など。
  2. 副学長宛に送られてくる案件の調査や優先順位付け、フォローアップを行い、副学長にコミットメントと責任について十分に最新情報を提供し続ける。
  3. 他のTDICのセクションや他のディビジョンと連携し、レポートやプレゼンテーションをまとめる。
  4. シニアレベル職員の会議に向け、関連文書の準備や議事録の管理、会議のフォローアップを行う。
  5. 副学長と社内の各ディビジョンとの円滑なコミュニケーションの橋渡し役となり、他のエグゼクティブおよびシニアマネジメントスタッフとの間でリーダーシップを発揮しつつ、信頼関係を築きサポートを行う。
  6. プロジェクト/プログラム管理:オペレーション計画のプロセス、事業計画、予算管理、業績評価サイクルのサポートを行う。
  7. 時間的制約のあるタスクを整理し、優先順位をつけて処理し、必要なアクションや注意がなされるよう管理する。
  8. 経営層との会議および全スタッフミーティングのロジスティクスおよびアジェンダの調整を行う。
  9. 英語および日本語でサポートを行う。
  10. TDICのへ訪問者、イベント、その他の活動に対する一般的な事務サポートを行う。

Qualifications 

  1. OISTに似た学術・研究機関や民間組織において、エグゼクティブのアシスタントとして5年以上の経験
  2. 優れた対人コミュニケーション能力
  3. 高いレベルの正確性とそれを維持する能力。また、機密保持、細部への配慮を行えること
  4. 英語および日本語での優れた(ビジネスレベル)口述、読み書きのコミュニケーション能力
  5. MSオフィス(Word/Excel/PowerPoint/Outlook)、連絡先管理、その他のオフィスソフトやデータベースに精通していること
  6. 学士号またはそれに相当する学位

Report to 

副学長(技術開発イノベーション担当)

Starting Date 

できるだけ早期

Term & Working Hours 

任期:
常勤、3ヶ月の試用期間を含む2年間の任期制雇用(更新可)

勤務時間:
フレックス制 (コアタイム10:00-15:00)実働7.5時間×月間労働日数

Compensation & Benefits 

本学園の規程に基づき経験・能力に応じて支給する

待遇:
赴任手当、住宅手当、通勤手当、超過勤務手当
年次有給休暇、夏季休暇、
私学共済 (http://www.shigakukyosai.jp/)

How To Apply 

こちら*より応募書類を添付してください。
*機密情報を取り扱う為のセキュアなファイル送信システムです。
※この求人広告を最初に見た場所を必ず明記してください。

または、recruiting#oist.jp宛てにご連絡ください。
(メール送信の際は#を@に置き換えて下さい)

または、封筒に「応募職種」を記載し、以下の住所に郵送で提出して下さい:
〒904-0495 沖縄県恩納村字谷茶1919-1
(学校法人)沖縄科学技術大学院大学学園
人事 採用セクション

こちらの求人に関するお問い合わせはrecruiting#oist.jp宛てにご連絡ください。
(メール送信の際は#を@に置き換えて下さい)

Submission Documents 

・カバーレター(和文及び英文)

・履歴書及び職務経歴書(和文及び英文)

※ 採用情報を最初にどこでご覧になったか記載してください。
※ 最終面接前にレファレンス(3名の氏名および連絡先)の提出をお願いする可能性がございます。
※ 本学では勤務開始前にバックグラウンドチェックを行います。
  内々定の受諾後、以前の勤務先情報や学歴を含むいくつかの個人情報を本学の業務代行会社へ提出いただきます。

Application Due Date 

2021年7月31日(書類が到着次第、選考を開始します。)

Declaration 

  • 沖縄科学技術大学院大学(OIST)では、ポジティブ・アクション(積極的改善措置)を採用しており、教員、学生及び職員の多様性を尊重しています。女性及びマイノリティの方々からの応募を歓迎いたします。
  • 応募書類は機密情報扱いとし、応募書類は返却されません。登録された個人情報は、採用選考目的でのみ使用します。
    個人情報保護に関する基本方針について
  • 兼業に関しましては本学園の方針をご確認ください。(https://groups.oist.jp/ja/acd/information-disclosure/
  • 詳細は本学園のホームページ参照(http://www.oist.jp/