事務スタッフ 研究担当ディーンオフィス

沖縄科学技術大学院(OIST:www.oist.jpを参照)は、沖縄県にある、革新的モデルを目指す科学技術に特化した大学院大学です。本学は、85ヘクタールの敷地に広がる大自然の中に設立され、美しい海岸とサンゴ礁を見下ろす場所に位置します。キャンパスは建築学的観点から見ても印象的なこだわりが施され、その自然の中にある大学施設を際立たせています(OIST campus video tour)。学部の壁を作らないことで、学際的な研究成果を生み出せる環境を提供し、学内の誰もが、最高水準のリソースへのアクセスと研究機器の利用が可能で、共同研究に生かせるような仕組みを整えています。学内では英語を公用語とし、50ヵ国以上から集まる研究者コミュニティは真の国際性を有しています。OISTは、教育および研究における卓越したモデルとして、世界の学術界からの認知度が急速に高まっています。

職務概要
研究担当ディーンオフィスでは、OISTと他大学や研究機関との連携推進業務を担当しています。本ポジションは、パートナーシップコーディネーターの指示の下、シンポジウムやワークショップなどのイベントの企画運営から研究担当ディーンオフィスのサポート、そしてオフィスの予算管理まで幅広く担当します。本ポジションには、アドミニストレーション業務の経験はもちろんのこと、日々変化する状況に臨機応変に対応できる柔軟性やコミュニケーション能力が求められます。

Location 

〒904-0495 沖縄県国頭郡恩納村字谷茶1919-1

Responsibilities 

  1. パートナーシップコーディネーターと協働し、研究担当ディーンオフィスの予算管理
  2. シンポジウム、ワークショップ、会議、その他のイベント主催時の企画運営サポート(イベントの予算管理含む)
  3. 議事録の作成、プレゼンテーション等のドラフト作成、および研究連携活動に使用するデータの準備
  4. OISTおよび連携相手方のポリシー・手続きに準拠し、研究担当ディーンおよび外部パートナーシップコーディネーターによる出張、並びに招聘者のスケジュール管理、出張申請、旅費精算までの一連の業務
  5. 他部署との連携業務 (IT、広報へのイベント支援依頼、教授陣のスケジュールリング依頼、学長室とのVIPアテンドに関する連携等)
  6. その他、研究担当ディーンやパートナーシップコーディネーターからの指示による業務

Qualifications 

(必須)

  1. 学士もしくはそれ以上
  2. Microsoft365のアプリケーションの使用経験
  3. ネイティブレベルの日本語およびビジネスレベルの英語力
  4. 事務系スタッフとしての勤務経験(3年以上)
  5. 内外のステークホルダーと円滑にコミュケーションを行い、チームでの協力ができること

(尚可)

  1. 大学・研究機関における事務系職員としての勤務経験
  2. 国際的な環境における勤務経験
  3. イベントプランニング業界における勤務経験
  4. ウェブサイトの編集経験
  5. 与えられたタスクをタイムリー且つ正確に実行できる能力
  6. 新しいスキルや知識を習得する意欲があること

Report to 

研究担当ディーンオフィス、パートナーシップコーディネーター

Starting Date 

できるだけ早期

Term & Working Hours 

常勤、3ヶ月の試用期間を含む2年間の任期制雇用(更新可)。

フレックス制 (コアタイム10:00-15:00)実働7.5時間×月間労働日数

Compensation & Benefits 

本学園の規程に基づき経験・能力に応じて支給する

赴任手当、住宅手当、通勤手当

年次有給休暇、夏季休暇、

私学共済 (http://www.shigakukyosai.jp/

How To Apply 

こちら*より応募書類を添付してください。
*機密情報を取り扱う為のセキュアなファイル送信システムです。
※この求人広告を最初に見た場所を必ず明記してください。

または、recruiting#oist.jp宛てにご連絡ください。
(メール送信の際は#を@に置き換えて下さい)

または、封筒に「応募職種」を記載し、以下の住所に郵送で提出して下さい:
〒904-0495 沖縄県恩納村字谷茶1919-1
(学校法人)沖縄科学技術大学院大学学園
人事 採用セクション

こちらの求人に関するお問い合わせはrecruiting#oist.jp宛てにご連絡ください。
(メール送信の際は#を@に置き換えて下さい)

Submission Documents 

・カバーレター(和文及び英文)

・履歴書及び職務経歴書(和文及び英文)

※ 採用情報を最初にどこでご覧になったか記載してください。
※ 最終面接前にレファレンス(3名の氏名および連絡先)の提出をお願いする可能性がございます。
※ 本学では勤務開始前にバックグラウンドチェックを行います。
内々定の受諾後、以前の勤務先情報や学歴を含むいくつかの個人情報を本学の業務代行会社へ提出いただきます。

Application Due Date 

定員に達し次第終了。(書類を受領次第、選考を開始します。)

Declaration 

  • 沖縄科学技術大学院大学(OIST)では、ポジティブ・アクション(積極的改善措置)を採用しており、教員、学生及び職員の多様性を尊重しています。女性及びマイノリティの方々からの応募を歓迎いたします。
  • 応募書類は機密情報扱いとし、応募書類は返却されません。登録された個人情報は、採用選考目的でのみ使用します。
    個人情報保護に関する基本方針について
  • 兼業に関しましては本学園の方針をご確認ください。(https://groups.oist.jp/ja/acd/information-disclosure/
  • 詳細は本学園のホームページ参照(http://www.oist.jp/